Sebagai pelaku bisnis, kata tender adalah hal yang sudah familiar, khususnya bagi bisnis pengadaan barang dan jasa. Pelaku bisnis seperti anda pasti ingin untuk memenangkan tender dengan nilai yang besar agar dapat memajukan bisnis. Namun karena ketatnya persaingan, pemilik bisnis mesti bisa memberikan value lebih dari perusahaannya.
Associe akan menjelaskan apa itu tender proyek, tujuan ikut tender, dan syarat ikut tender agar anda lebih memahami.
Table of Contents
Apa itu Tender
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), tender adalah suatu nilai tawaran untuk mengajukan harga, memborong pekerjaan, atau menyediakan barang. Sedangkan menurut Perpres No.12 Tahun 2021 nomor 36, tender adalah metode pemilihan untuk mendapatkan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya.
Dapat diartikan bahwa tender adalah aktivitas jual beli yang melibatkan dua pihak, sama halnya seperti jual beli rumah. Namun aktifitas tender melibatkan pihak penyelenggara hendak membuat suatu proyek di mana beberapa pihak vendor atau penyedia produk atau jasa akan memberikan penawaran yang nanti hasilnya akan diputuskan penyelenggara tender.
Beda Tender dengan Lelang
Tender sendiri saat ini masih awam bagi orang yang tidak bergelut dalam usaha bisnis. Hal ini menyebabkan banyak orang keliru menganggap tender sama dengan lelang. Meski proses tender dan lelang sama sama melibatkan antara penawar dan penyelenggara, namun dilihat dari ruang lingkupnya lelang dan tender sendiri merupakan kegiatan usaha yang berbeda.
Perbedaannya yaitu apabila tender adalah bentuk kerja sama bisnis sehingga pihak yang terlibat dalam proses ini biasanya perusahaan yang sama-sama memiliki kepentingan dalam suatu proyek bisnis. Sedangkan lelang lebih ke arah proses menjual barang kepada pihak yang memberikan penawaran harga tertinggi dan disetujui oleh pihak pemandu lelang.
Tujuan Tender
Tujuan bisnis anda untuk memenangkan sebuah tender adalah kesempatan untuk menaikkan value atau reputasi perusahaan. Selain itu, mengikuti proses tender proyek juga memiliki manfaat lain yang bisa mendatangkan keuntungan bagi vendor dan penyelenggara.
Tujuan tender adalah sebagai berikut:
- Memberi kesempatan bagi perusahaan atau lembaga penyelenggara untuk mendapatkan penawaran terbaik atas barang atau jasa yang mereka butuhkan secara efektif;
- Meminimalisasi adanya risiko bisnis, misalnya terjadinya penipuan di tengah kerja sama, sebab proses tender bersifat transparan dan terbuka;
- Penyelenggara bisa memperoleh penawaran terbaik dengan harga yang kompetitif;
- Potensi peningkatan omzet baik bagi vendor ataupun penyelenggara;
- Menjadi rekam jejak atau track record positif untuk vendor yang terpilih;
- Sebagai potensi revenue bisnis di masa depan sebab perusahaan penyelenggara cenderung akan bekerja sama dengan vendor yang kompeten dalam jangka waktu panjang;
- Menambah relasi atau network di tengah pasar yang kompetitif.
Syarat Mengikuti Tender
Pada umumnya persyaratan untuk vendor yang mengikuti tender itu sama, khususnya untuk penyelenggara tender proyek dari pemerintah. Meski ada beberapa perusahaan yang mempunyai persyaratan berbeda, berikut akan kami jelaskan syarat ikut tender agar anda dapat memenuhi persyaratan tender proyek ini.
- Legalitas perusahaan berupa Akta Perusahaan, Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Tanda Daftar Perusahaan (TDP), Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), dan dokumen kualifikasi lainnya.
- Informasi terkait penawaran harga dari barang atau jasa yang sesuai dengan ketentuan penyelenggara seperti garansi dan kualitas barang atau jasa.
- Mengisi dokumen penawaran untuk tender dan jangan lupa teliti sambil memperhatikan persyaratan dan informasi yang diberikan pihak penyelenggara.
- Peserta yang memenangkan proses tender proyek diwajibkan memberikan barang atau jasa yang sesuai spesifikasi, jenis, dan jumlah dengan apa yang sudah ditawarkan dalam dokumen penawaran proses tender.
Proses Tender Proyek
Setelah Anda memahami dan memenuhi persyaratan mengikuti tender, maka sekarang saatnya Anda mengetahui tahapan umum dalam mengikuti tender. Bagaimana tahapannya?
1. Undangan untuk Vendor
Pihak penyelenggara akan memberikan undangan pada pelaku bisnis untuk mengikuti proses tender. Biasanya penyelenggara hanya menghubungi vendor yang sudah pernah mengikuti tender, namun ada juga yang mengundang perusahaan lain meskipun tidak pernah ikut tender untuk mengikuti tender proyek.
2. Penjelasan Tender
Di tahap ini, peserta yang diundang dalam tender akan diberi penjelasan terbuka oleh penyelenggara terkait informasi penilaian, persyaratan legalitas, serta teknis untuk mengikuti tender. Agar bisa mengikuti tahap selanjutnya, perusahaan yang sudah diundang wajib memenuhi syarat legal perusahaan seperti akta pendirian, NPWP, Laporan Pajak Perusahaan, Laporan Keuangan, dan sejenisnya.
3. Pengajuan Proposal Teknis
Setelah ada penjelasan dari penyelenggara tender, maka selanjutnya vendor akan mengajukan proposal teknis kepada penyelenggara tender. Biasanya akan ada biaya tender khususnya proyek bernilai besar yang nantinya bisa dicairkan apabila proses tender telah selesai.
4. Presentasi Proposal
Ketika pengajuan proposal sudah diterima oleh penyelenggara, berikutnya penyelenggara akan menyeleksi proposal yang masuk untuk kemudian diundang presentasi proposal teknis tersebut. Bagi yang proposalnya diterima, akan melakukan presentasi terhadap tim penilai dari penyelenggara. Pada tahap ini peserta sudah wajib untuk memberikan garansi bank yang diterbitkan oleh Bank atau Asuransi. Isi garansi ini adalah perjanjian apabila vendor tidak bisa menyelesaikan kewajiban proyek maka uang yang ditaruh di Bank/Asuransi akan menjadi hak dari penyelenggara proyek dan tidak bisa dicairkan oleh vendor.
5. Pengumuman Hasil Presentasi
Tahap ini adalah pengumuman hasil dari presentasi vendor yang akan diumumkan ke seluruh peserta tender. Peserta tender yang lolos tahap ini akan diberikan undangan untuk menuju tahap auction dengan memasukkan harga.
6. Tahap Auction
Ini adalah tahap akhir dari proses tender proyek. Pihak penyelenggara akan menyeleksi peserta tender yang memiliki produk/jasa dengan kualitas yang diinginkan oleh penyelenggara. Setelah berhasil, penyelenggara dengan vendor akan melakukan perjanjian kerja sama untuk melaksanakan proyek. Ketentuan paling umum dari perjanjian ini meliputi jaminan, rentang waktu, pernyataan harga normal, dan persyaratan lainnya.
Kesimpulan
Jadi mengacu pada PERPRES No. 12 Tahun 2021 nomor 36, tender adalah metode pemilihan vendor untuk penyedia barang, pekerja konstruksi, atau penyedia jasa lainnya. Pengadaan tender proyek bertujuan agar bisa mendapatkan barang dan jasa berkualitas serta sesuai kebutuhan dengan penawaran terbaik.
Tender sendiri dapat menguntungkan kedua belah pihak yaitu penyelenggara dan vendor karena penyelenggara akan mendapatkan barang atau jasa dengan penawaran terbaik, lalu pihak vendor bisa mendapatkan proyek yang menguntungkan.
Inilah pengertian tender dan syarat serta proses tender proyek. Pastikan sebelum anda mengikuti proyek, bisnis anda sudah mempunyai legalitas usaha sebagai persyaratan mengikuti tender. Apabila bisnis anda belum memiliki legalitas usaha yang dibutuhkan untuk mengikuti tender, Associe siap membantu pengurusan legalitas usaha anda, dan anda bisa fokus ke pengembangan bisnis anda tanpa perlu membuang waktu pengurusan.
