Kebijakan Privasi

Associe menghargai privasi dan berkomitmen untuk melindungi data pribadi setiap kandidat yang mempercayakan informasi mereka kepada kami.

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana PT Kerjasama Mitra Bisnis mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, melindungi, dan membagikan data pribadi kandidat yang melamar pekerjaan atau mendaftarkan diri ke Talent Pool melalui halaman Karir di associe.co.id/karir.

Dengan membaca kebijakan ini, Anda dapat memahami bagaimana data pribadi Anda dikelola, kepada siapa data dapat dibagikan, berapa lama data disimpan, serta bagaimana Anda dapat menggunakan hak Anda sebagai subjek data pribadi.

1. Siapa Kami

PT Kerjasama Mitra Bisnis, selanjutnya disebut Associe, kami, atau perusahaan, merupakan pihak yang bertanggung jawab atas pengelolaan data pribadi kandidat yang dikumpulkan melalui halaman Karir dan Talent Pool Associe.

Dalam pemrosesan data pribadi sebagaimana dijelaskan dalam kebijakan ini, Associe bertindak sebagai pengendali data pribadi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Berikut informasi kontak kami:

• Nama perusahaan: PT Kerjasama Mitra Bisnis
• Alamat: Ruko De Mansion, Jl. Jalur Sutera Timur No. 5 Blok C, RT 001/RW 014, Kunciran, Kecamatan Pinang, Kota Tangerang, Banten 15143
• Email: hrd@associe.co.id
• Halaman Karir: https://associe.co.id/karir

Jika Anda memiliki pertanyaan mengenai kebijakan ini atau ingin menggunakan hak terkait data pribadi Anda, silakan hubungi kami melalui alamat email di atas.

2. Data Pribadi yang Kami Kumpulkan

Kami mengumpulkan data pribadi yang Anda berikan secara langsung ketika mengisi formulir lamaran pekerjaan atau mendaftarkan diri ke Talent Pool Associe.

Data yang dapat kami kumpulkan meliputi:

• Nama lengkap, untuk mengidentifikasi profil kandidat
• Alamat email, untuk berkomunikasi mengenai peluang kerja dan proses rekrutmen
• Nomor WhatsApp, untuk menghubungi Anda terkait informasi atau perkembangan rekrutmen
• Bidang pekerjaan yang diminati, untuk membantu mencocokkan profil Anda dengan peluang yang relevan
• Curriculum Vitae (CV), yang dapat memuat informasi pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan, sertifikasi, portofolio, dan informasi profesional lain yang Anda cantumkan

Kami hanya menggunakan data yang relevan dengan tujuan rekrutmen dan pengelolaan Talent Pool.

Mohon pastikan informasi yang Anda berikan akurat, terkini, dan relevan dengan kebutuhan rekrutmen. Kami menyarankan Anda untuk tidak mencantumkan data pribadi yang tidak diperlukan, termasuk informasi sensitif seperti agama, kondisi kesehatan, atau nomor identitas, kecuali memang diminta secara sah dan relevan untuk kebutuhan tertentu.

Apabila formulir atau proses rekrutmen memerlukan data tambahan, kami akan menjelaskan tujuan pengumpulannya sesuai kebutuhan.

3. Tujuan Penggunaan Data Pribadi

Data pribadi yang Anda berikan digunakan untuk mendukung proses rekrutmen dan pengelolaan Talent Pool Associe, termasuk untuk tujuan berikut:

1. Evaluasi kandidat: Meninjau CV, pengalaman, keterampilan, dan kualifikasi Anda untuk menilai kesesuaian dengan posisi yang tersedia di Associe
2. Pengelolaan Talent Pool: Menyimpan profil Anda agar dapat dipertimbangkan untuk peluang pekerjaan lain yang relevan pada masa mendatang
3. Pencocokan peluang kerja: Mengidentifikasi kesesuaian profil Anda dengan kebutuhan rekrutmen klien Associe, dengan persetujuan Anda sebelum profil dibagikan
4. Komunikasi rekrutmen: Menghubungi Anda melalui email atau WhatsApp untuk meminta informasi tambahan, menyampaikan perkembangan proses, atau mendiskusikan peluang kerja yang relevan
5. Administrasi rekrutmen: Mengelola data kandidat yang diperlukan untuk menjalankan proses rekrutmen secara terstruktur

Kami tidak menjual data pribadi kandidat kepada pihak lain dan tidak menggunakan data Talent Pool untuk tujuan periklanan yang tidak berkaitan dengan proses rekrutmen.

Apabila kami bermaksud menggunakan data Anda untuk tujuan lain yang memerlukan dasar pemrosesan atau persetujuan tambahan, kami akan memberikan informasi yang relevan terlebih dahulu.

4. Pembagian Data Pribadi kepada Klien dan Pihak Lain

Kami menjaga kerahasiaan data pribadi kandidat. Data Anda tidak dibagikan kepada klien secara otomatis hanya karena Anda mendaftar ke Talent Pool Associe.

Pembagian kepada klien Associe

Apabila terdapat lowongan yang sesuai dengan profil Anda, kami akan menghubungi Anda terlebih dahulu untuk menjelaskan peluang tersebut dan meminta persetujuan sebelum membagikan profil atau CV kepada perusahaan klien yang bersangkutan.

Data yang dibagikan akan dibatasi pada informasi yang relevan dengan kebutuhan rekrutmen. Pembagian tersebut dilakukan sesuai dengan persetujuan yang Anda berikan dan ketentuan perlindungan data pribadi yang berlaku.

Pembagian kepada penyedia layanan

Kami dapat menggunakan penyedia layanan teknis yang mendukung operasional rekrutmen, seperti layanan email, penyimpanan dokumen, atau sistem pengelolaan kandidat.

Apabila penyedia layanan tersebut digunakan, akses dan pemrosesan data perlu dibatasi sesuai kebutuhan operasional, instruksi Associe, serta kewajiban perlindungan data yang berlaku.

Pengungkapan berdasarkan ketentuan hukum

Kami dapat mengungkapkan data pribadi apabila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan atau diperlukan untuk memenuhi permintaan resmi dari otoritas yang berwenang, sepanjang sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.

Di luar kondisi tersebut, kami tidak membagikan data pribadi kandidat kepada pihak lain tanpa dasar pemrosesan yang sah.

5. Persetujuan dan Penarikan Persetujuan

Dengan mengirimkan formulir lamaran atau pendaftaran Talent Pool dan memberikan persetujuan melalui kotak persetujuan yang tersedia, Anda menyatakan telah membaca dan memahami Kebijakan Privasi ini serta menyetujui pemrosesan data pribadi sesuai dengan tujuan yang dijelaskan di dalamnya.

Persetujuan untuk menyimpan profil di Talent Pool dimaksudkan agar Associe dapat mempertimbangkan Anda untuk peluang kerja yang relevan pada masa mendatang. Persetujuan ini tidak berarti bahwa profil Anda otomatis dibagikan kepada klien.

Sebelum data pribadi Anda dibagikan kepada klien untuk suatu peluang kerja, kami akan meminta persetujuan Anda terlebih dahulu.

Anda dapat menarik persetujuan atas pemrosesan data pribadi dengan mengirimkan email ke hrd@associe.co.id menggunakan subjek Penarikan Persetujuan Data Pribadi.

Setelah menerima permintaan yang valid, kami akan menindaklanjutinya sesuai ketentuan yang berlaku, termasuk menghentikan pemrosesan yang didasarkan pada persetujuan tersebut dan menghapus data apabila tidak ada dasar atau kewajiban hukum lain yang mengharuskan penyimpanannya.

Penarikan persetujuan tidak memengaruhi keabsahan pemrosesan yang telah dilakukan sebelum penarikan tersebut, sepanjang pemrosesan sebelumnya dilakukan secara sah.

6. Jangka Waktu Penyimpanan Data Pribadi

Kami menyimpan data pribadi hanya selama diperlukan untuk memenuhi tujuan pengumpulan dan pemrosesan data, dengan mempertimbangkan kebutuhan rekrutmen, persetujuan kandidat, serta kewajiban hukum yang berlaku.

Ketentuan penyimpanan data kandidat adalah sebagai berikut:

• Data Talent Pool: Disimpan selama [12/24 bulan] sejak tanggal pendaftaran atau pembaruan profil terakhir, sesuai kebijakan retensi yang ditetapkan Associe
• Data lamaran untuk posisi tertentu: Disimpan selama [jangka waktu] setelah proses rekrutmen untuk posisi tersebut selesai
• Data yang masih diperlukan secara hukum: Dapat disimpan selama periode tambahan apabila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan atau diperlukan untuk memenuhi kewajiban hukum yang sah

Setelah jangka waktu penyimpanan berakhir, data pribadi akan dihapus atau dianonimkan sesuai prosedur yang berlaku, kecuali terdapat alasan yang sah untuk menyimpannya lebih lama.

Apabila Anda memperbarui profil atau memberikan persetujuan baru, jangka waktu penyimpanan dapat disesuaikan berdasarkan kebijakan retensi yang berlaku dan informasi yang disampaikan kepada Anda.

Anda juga dapat meminta penghapusan data sebelum jangka waktu tersebut berakhir melalui kontak yang tersedia pada bagian Hak Anda.

7. Keamanan Data Pribadi

Associe berupaya menerapkan langkah-langkah yang wajar dan sesuai kebutuhan untuk melindungi data pribadi kandidat dari akses, penggunaan, perubahan, pengungkapan, kehilangan, atau pemusnahan yang tidak sah.

Langkah perlindungan dapat mencakup penggunaan koneksi HTTPS pada halaman yang mendukung pengiriman data, pembatasan akses terhadap CV dan informasi kandidat, serta pengelolaan akses oleh pihak yang berwenang menangani proses rekrutmen.

Penerapan langkah-langkah tersebut disesuaikan dengan sistem dan prosedur keamanan yang benar-benar digunakan oleh Associe.

Meskipun kami berupaya menjaga keamanan data, tidak ada sistem penyimpanan atau transmisi elektronik yang dapat menjamin keamanan secara mutlak.

Apabila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi yang memenuhi kriteria pemberitahuan berdasarkan ketentuan hukum, Associe akan melakukan penanganan dan menyampaikan pemberitahuan kepada pihak yang berhak sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

8. Hak Anda sebagai Subjek Data Pribadi

Sesuai dengan ketentuan perlindungan data pribadi yang berlaku, Anda memiliki hak atas data pribadi Anda, dengan memperhatikan persyaratan dan batasan yang ditetapkan oleh hukum.

Hak tersebut dapat mencakup:

• Hak memperoleh informasi: Meminta penjelasan mengenai pemrosesan data pribadi Anda
• Hak mengakses data: Meminta akses atau salinan data pribadi yang kami simpan sesuai ketentuan yang berlaku
• Hak memperbaiki data: Meminta koreksi atau pembaruan apabila informasi tidak akurat, tidak lengkap, atau sudah tidak relevan
• Hak menghapus data: Meminta penghapusan data pribadi sesuai dengan dasar dan ketentuan hukum yang berlaku
• Hak menarik persetujuan: Menarik persetujuan yang sebelumnya Anda berikan untuk pemrosesan data
• Hak mengajukan keberatan: Mengajukan keberatan terhadap pemrosesan tertentu sesuai ketentuan yang berlaku
• Hak mengajukan pengaduan: Menyampaikan pengaduan terkait pengelolaan data pribadi melalui saluran yang tersedia sesuai peraturan perundang-undangan

Untuk mengajukan permintaan, silakan kirim email ke hrd@associe.co.id dengan subjek Permintaan Data Pribadi.

Agar kami dapat memproses permintaan secara tepat, sertakan nama lengkap, alamat email yang digunakan saat mendaftar, serta penjelasan mengenai permintaan Anda. Kami dapat meminta informasi tambahan yang diperlukan untuk memverifikasi identitas dan mencegah akses tidak sah terhadap data pribadi.

Kami akan meninjau dan menanggapi permintaan Anda dalam jangka waktu yang ditetapkan oleh ketentuan hukum yang berlaku atau kebijakan layanan yang relevan. Jika permintaan tidak dapat dipenuhi seluruhnya, kami akan menjelaskan alasannya sepanjang diperbolehkan oleh hukum.

9. Perubahan Kebijakan dan Informasi Kontak

Associe dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan perubahan proses rekrutmen, sistem pengelolaan data, atau ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Versi terbaru akan dipublikasikan pada halaman ini beserta tanggal pembaruannya. Apabila perubahan berdampak pada tujuan atau cara pemrosesan data pribadi yang memerlukan pemberitahuan atau persetujuan tambahan, kami akan melakukan langkah yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Kami menyarankan Anda untuk meninjau halaman ini secara berkala agar tetap mengetahui bagaimana data pribadi Anda dikelola.

Jika memiliki pertanyaan, ingin memperbarui profil, menarik persetujuan, atau mengajukan permintaan terkait data pribadi, silakan hubungi:

PT Kerjasama Mitra Bisnis (Associe)

Email: hrd@associe.co.id

Alamat: Ruko De Mansion, Jl. Jalur Sutera Timur No. 5 Blok C, RT 001/RW 014, Kunciran, Kecamatan Pinang, Kota Tangerang, Banten 15143.

Terima kasih telah mempercayakan informasi Anda kepada Associe. Kami menghargai kepercayaan Anda dan berkomitmen untuk mengelola data pribadi secara bertanggung jawab sesuai dengan ketentuan yang berlaku.