Apa Itu Point of Sales? Fungsi, Cara Kerja, dan Contoh

Pencatatan setiap transaksi penjualan dengan rapi merupakan bagian penting dari pengelolaan bisnis.

Ketika jumlah pelanggan, produk, dan transaksi semakin bertambah, pencatatan manual dapat menyulitkan pemantauan stok penjualan.

Salah satu solusi yang dapat digunakan adalah Point of Sale (POS), sistem ini membantu bisnis memproses transaksi, mengelola stok barang, hingga menyusun laporan penjualan secara lebih terstruktur.

Lalu apa itu point of sale, bagaimana cara kerjanya, dan apa saja manfaatnya bagi UMKM?

Associe akan membahasnya dalam artikel ini.

Apa Itu Point of Sale (POS)?

Point of Sale (POS) adalah sistem yang digunakan bisnis untuk memproses transaksi ketika pelanggan membeli produk atau menggunakan layanan.

POS tidak hanya berfungsi sebagai alat pembayaran, tetapi juga dapat membantu mengelola informasi penjualan dan operasional bisnis.

Sistem POS umumnya terdiri dari dua komponen utama:

• Perangkat keras (hardware): Meliputi komputer, tablet, ponsel, pemindai barcode, printer struk, atau laci uang.
• Perangkat lunak (software): Digunakan untuk mencatat transaksi, menghitung total pembayaran, dan menyimpan data penjualan.

Sebagai contoh, pemilik toko sembako menggunakan sistem POS untuk memindai barcode minyak goreng seharga Rp18.000 dan gula pasir seharga Rp17.000.

Sistem menghitung total belanja Rp35.000, mencatat pembayaran pelanggan, dan mengurangi stok kedua produk secara otomatis jika fitur manajemen stok tersedia.

Survei terhadap 275 peritel di North Dakota, AS, menemukan bahwa 39 dari 56 pengguna POS (sekitar 70%) merasa POS menghemat uang perusahaan mereka.

Peneliti menyimpulkan POS dapat mengurangi frekuensi pengecekan stok fisik dan menekan biaya overhead.

Dengan demikian, POS dapat membantu bisnis mengelola transaksi secara lebih sistematis dibandingkan pencatatan manual yang tidak terintegrasi.

Fungsi dan Manfaat POS untuk UMKM

Sistem POS dapat memberikan berbagai manfaat, termasuk bagi UMKM, bergantung pada fitur dan cara penerapannya. Berikut beberapa fungsi yang umum ditemukan.

Mempermudah dan Mempercepat Transaksi

POS membantu kasir menghitung total belanja, menerapkan diskon, dan mencatat pembayaran dalam satu sistem.

Hal ini dapat mengurangi kebutuhan untuk menghitung transaksi secara manual.

Bagi toko dengan banyak pelanggan, proses transaksi yang lebih terstruktur dapat membantu memperlancar pelayanan, terutama pada jam sibuk.

Membantu Pengelolaan Stok Barang

Beberapa sistem POS terintegrasi dengan fitur inventaris yang memperbarui jumlah stok berdasarkan transaksi penjualan.

Ketika sebuah toko menjual lima unit produk, sistem dapat mengurangi jumlah stok sesuai transaksi tersebut.

Pemilik usaha juga dapat menggunakan data inventaris untuk mengidentifikasi produk yang perlu dipesan kembali.

Akurasi stok tetap bergantung pada pencatatan barang masuk, retur, barang rusak, dan penyesuaian inventaris lainnya.

Menyediakan Laporan Penjualan

POS dapat menyimpan data transaksi dan menyajikannya dalam bentuk laporan berdasarkan periode, produk, atau kategori tertentu.

Informasi ini dapat membantu pemilik bisnis mengetahui produk yang paling banyak terjual, membandingkan performa penjualan antarperiode, serta mengevaluasi hasil promosi.

Mendukung Pengelolaan Operasional

Sistem POS tertentu menyediakan fitur tambahan, seperti pengelolaan pengguna, pencatatan shift kasir, program loyalitas pelanggan, dan integrasi dengan kanal penjualan lainnya.

Fitur tersebut dapat membantu bisnis yang memiliki banyak karyawan atau beberapa outlet mengelola operasional secara lebih konsisten.

Mendukung Pencatatan Keuangan

Data transaksi POS dapat menjadi salah satu sumber informasi untuk pencatatan pendapatan dan rekonsiliasi penjualan.

Pemilik bisnis tetap perlu memperhitungkan biaya operasional, pembelian persediaan, pengeluaran lain, serta penyesuaian akuntansi yang relevan.

Bagaimana Cara Kerja Sistem POS?

Secara umum, sistem POS bekerja melalui tahapan berikut:

• Input produk: Kasir memilih produk dari daftar barang atau memindai barcode 
• Perhitungan transaksi: Sistem menghitung subtotal, diskon, dan total pembayaran
• Payment processing: Pelanggan membayar menggunakan uang tunai, kartu debit, atau pembayaran digital
• Pencatatan penjualan: Sistem menyimpan detail transaksi dan menghasilkan struk (sales receipt)
• Pembaruan stok dan laporan: Sistem memperbarui persediaan (inventory) dan mencatat penjualan dalam laporan (sales report) jika fitur tersebut tersedia

Jenis Sistem POS yang Umum Digunakan

Sistem POS dapat dibedakan berdasarkan model operasional, infrastruktur, dan perangkat yang digunakan.

Pilih sistem POS berdasarkan skala usaha, kebutuhan pencatatan transaksi, pengelolaan stok, jumlah cabang, serta anggaran operasional.

Berikut tiga jenis sistem POS yang umum digunakan dalam bisnis

1. POS Tradisional (On-Premise)

POS tradisional menggunakan perangkat dan software yang dipasang atau dikelola secara lokal di lokasi usaha

Sistem ini cocok untuk bisnis yang ingin mengelola infrastruktur secara langsung. Namun, biaya perangkat, pemeliharaan, pencadangan data, dan akses jarak jauh perlu dipertimbangkan

Contoh: Toko bangunan atau minimarket yang menggunakan komputer kasir dengan software terpasang dan server lokal

2. Cloud POS

Cloud POS memanfaatkan infrastruktur cloud untuk menyimpan atau memproses data, sehingga informasi tertentu dapat diakses melalui internet oleh pengguna yang memiliki izin

Sistem ini memudahkan pemilik bisnis memantau penjualan dari lokasi berbeda. Sebelum memilih, periksa dukungan transaksi offline, keamanan data, dan mekanisme pencadangan

Contoh: Pemilik kafe dengan beberapa cabang yang memantau penjualan seluruh outlet melalui satu dasbor.

3. Mobile POS (mPOS)

Mobile POS memungkinkan transaksi diproses melalui perangkat portabel, seperti ponsel atau tablet. Perangkat tambahan mungkin diperlukan, tergantung metode pembayaran dan fitur yang digunakan

Jenis ini sesuai untuk bisnis yang membutuhkan fleksibilitas dalam menerima pembayaran, baik di toko maupun di luar lokasi usaha

Contoh: Pedagang bazar, pemilik food truck, atau penjual keliling yang mencatat transaksi melalui aplikasi kasir di ponsel.

Bagaimana POS Digunakan pada Berbagai Jenis Usaha?

Kebutuhan sistem POS berbeda-beda berdasarkan jenis bisnis. Berikut beberapa contoh penerapannya.

POS untuk Toko Retail dan Minimarket

Toko retail biasanya membutuhkan fitur pencatatan transaksi, pengelolaan stok, pemindaian barcode, dan laporan penjualan per produk.

Jika memiliki banyak jenis barang, pemilik usaha juga dapat mempertimbangkan fitur peringatan stok minimum dan pengelolaan beberapa outlet.

POS untuk Kafe dan Restoran

Bisnis makanan dan minuman dapat membutuhkan fitur pencatatan pesanan, pengelolaan menu, pembagian pesanan, dan integrasi dengan printer dapur.

Untuk usaha yang mengelola bahan baku, fitur inventaris atau resep dapat membantu memantau penggunaan persediaan jika didukung sistem yang dipilih.

POS untuk Usaha Kecil

Usaha kecil dengan volume transaksi yang relatif sederhana mungkin hanya memerlukan fitur pencatatan penjualan, metode pembayaran, dan laporan harian.

Pemilik usaha tidak harus memilih sistem dengan fitur paling banyak. Solusi yang mudah digunakan dan sesuai dengan kebutuhan sehari-hari dapat menjadi pilihan yang lebih efisien.

Cara Memilih POS yang Tepat untuk UMKM

Sebelum berlangganan atau membeli sistem POS, pemilik usaha sebaiknya mengevaluasi beberapa aspek berikut.

1. Sesuaikan Fitur dengan Kebutuhan Bisnis

Identifikasi kebutuhan utama bisnis, seperti pencatatan transaksi, pengelolaan stok, laporan penjualan, pengelolaan beberapa outlet, atau integrasi akuntansi.

2. Perhitungkan Total Biaya

Biaya POS dapat mencakup pembelian perangkat, langganan software, instalasi, pelatihan, pemeliharaan, dan perangkat tambahan.

Bandingkan total biaya penggunaan dengan manfaat operasional yang diharapkan, bukan hanya harga awal atau biaya bulanan.

3. Periksa Keamanan dan Dukungan Teknis

Pastikan sistem memiliki pengaturan hak akses pengguna, pencadangan data, dan dukungan teknis yang memadai.

Periksa juga cara sistem menangani transaksi saat koneksi internet terputus serta prosedur pemulihan data jika perangkat mengalami gangguan.

4. Pertimbangkan Integrasi dengan Sistem Lain

Bisnis yang berkembang dapat memerlukan integrasi POS dengan software akuntansi, sistem inventaris, atau kanal penjualan lain untuk mengurangi pencatatan berulang.

Apa Hubungan POS dengan Pembukuan dan Perpajakan?

POS membantu mengumpulkan data transaksi penjualan yang dapat digunakan untuk mencatat omzet, memeriksa transaksi, dan mencocokkan penjualan dengan penerimaan pembayaran.

Data tersebut juga mendukung penyusunan laporan keuangan jika dilengkapi dengan catatan pembelian, biaya operasional, persediaan, dan transaksi lainnya.

Dalam perpajakan, data POS dapat membantu pengumpulan dokumen dan rekonsiliasi transaksi.

Pemenuhan kewajiban pajak tetap bergantung pada karakteristik usaha, jenis transaksi, ketentuan yang berlaku, dan kelengkapan dokumen pendukung.

Pemilik usaha perlu menghubungkan data penjualan dengan pembukuan dan dokumentasi keuangan secara konsisten agar administrasi bisnis lebih tertata.

Konsultasi Bisnis untuk Mendukung Pertumbuhan Usaha Bersama Associe

POS membantu menata pencatatan transaksi, sementara pertumbuhan bisnis juga membutuhkan legalitas, pembukuan, dan administrasi perpajakan yang baik.

Associe menyediakan layanan pendukung bisnis, mulai dari pendirian perusahaan dan virtual office hingga layanan akuntansi dan perpajakan.

Ingin bisnis lebih tertata dan siap berkembang?

Konsultasikan kebutuhan usaha Anda bersama Associe untuk menemukan layanan yang sesuai.

Kesimpulan

Point of Sale (POS) merupakan sistem yang dapat membantu UMKM memproses transaksi penjualan dan mengelola informasi operasional dengan lebih terstruktur.

Selain mendukung proses pembayaran, fitur POS tertentu dapat membantu pencatatan stok, penyusunan laporan penjualan, dan evaluasi bisnis.

Agar manfaatnya optimal, pilih sistem yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran usaha.

Pastikan pula data transaksi POS terhubung dengan proses pembukuan dan administrasi bisnis yang memadai.

Dengan menggabungkan sistem operasional yang tepat dan pengelolaan administrasi yang tertata, pelaku UMKM dapat membangun fondasi yang lebih kuat untuk mengembangkan usahanya.

FAQ Seputar Point of Sale (POS)

Apa itu Point of Sale (POS)?

Point of Sale (POS) adalah sistem yang digunakan untuk memproses transaksi penjualan. Bergantung pada fitur yang tersedia, POS juga dapat membantu mengelola stok, menyimpan data transaksi, dan menghasilkan laporan penjualan.

Apa perbedaan POS dengan mesin kasir biasa?

Mesin kasir biasa umumnya berfokus pada proses pembayaran dan pencatatan transaksi. Sistem POS modern dapat menyediakan fitur tambahan, seperti pengelolaan stok, laporan penjualan, dan integrasi dengan sistem lain. Fitur sebenarnya bergantung pada perangkat dan software yang digunakan.

Apakah UMKM perlu menggunakan sistem POS?

POS dapat membantu UMKM yang ingin mencatat transaksi secara lebih terstruktur, memantau stok, dan mengevaluasi penjualan. Kebutuhannya bergantung pada volume transaksi, skala usaha, dan kompleksitas operasional.

Berapa biaya penggunaan sistem POS?

Biaya POS bervariasi berdasarkan perangkat, fitur, jumlah outlet, dan model berlangganan. Pemilik usaha sebaiknya turut memperhitungkan biaya instalasi, pelatihan, perangkat tambahan, dan dukungan teknis sebelum memilih sistem.

Apakah sistem POS dapat membantu pembukuan dan perpajakan bisnis?

Data POS dapat membantu pencatatan omzet dan rekonsiliasi penjualan. Namun, data tersebut perlu dilengkapi dengan informasi biaya, transaksi lainnya, dan dokumen pendukung agar pembukuan serta pelaporan pajak dapat dilakukan secara tepat.

Baca Juga:

Seputar SOP Perusahaan: Manfaat, Contoh, dan Harga Pembuatan

Lebih Baik CV atau PT? Panduan Memilih Badan Usaha

Referensi:

Moszer, A. J. Point of sale technology and its impact on North Dakota retailers. UND Scholarly Commons. https://commons.und.edu/theses/3806/