Tata Cara RUPS PT: Tahapan, Syarat, dan Kuorum

Apa Itu RUPS dan Apa Tujuannya?

Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) adalah bagian penting dalam Perseroan yang memiliki kewenangan untuk mengambil keputusan tertentu yang tidak menjadi kewenangan Direksi atau Dewan Komisaris.

RUPS dapat digunakan untuk membahas berbagai agenda korporasi, antara lain:

• Persetujuan laporan tahunan
• Penggunaan laba
• Pengangkatan atau pemberhentian Direksi dan Dewan Komisaris sesuai kewenangan RUPS
• Perubahan anggaran dasar
• Aksi korporasi tertentu
• Pembubaran Perseroan
• Agenda lain yang menjadi kewenangan RUPS

Jenis RUPS dan Ketentuannya

UUPT membedakan RUPS menjadi RUPS Tahunan (RUPST) dan RUPS lainnya yang dalam praktik dikenal sebagai RUPS Luar Biasa (RUPSLB).

RUPS Tahunan wajib diselenggarakan setiap tahun untuk membahas hal-hal rutin perusahaan, seperti laporan tahunan dan laporan keuangan.

Sementara itu, RUPSLB dapat diselenggarakan di luar RUPS Tahunan untuk membahas agenda atau keputusan tertentu yang membutuhkan persetujuan pemegang saham.

Khusus Perseroan Terbuka, terdapat aturan OJK yang lebih rinci mengenai penyelenggaraan RUPS.

POJK No. 15 Tahun 2025 antara lain mengatur bahwa RUPS Tahunan harus diselenggarakan paling lambat 6 bulan setelah tahun buku berakhir.

Aturan tersebut juga mencakup tata cara permintaan dan penyelenggaraan RUPS, kuorum kehadiran dan pengambilan keputusan, hingga pembuatan risalah RUPS.

7 Tata Cara RUPS Secara Singkat

Secara berurutan, tata cara penyelenggaraan RUPS meliputi:

1. Menentukan jenis, agenda, dan format RUPS
2. Mengajukan permintaan RUPS
3. Mengumumkan dan memanggil RUPS
4. Menyiapkan dokumen dan hak suara
5. Melaksanakan RUPS dan verifikasi kuorum
6. Membuat risalah RUPS
7. Menindaklanjuti dan melaporkan hasil RUPS

Tahap pertama adalah menentukan tujuan penyelenggaraan RUPS dan mata acara yang akan dibahas.

Perseroan perlu memastikan apakah rapat merupakan RUPS Tahunan atau RUPS lainnya, kemudian menentukan agenda secara jelas.

1. Menentukan Jenis, Agenda, dan Format RUPS

Tentukan jenis RUPS, yaitu RUPS Tahunan yang wajib digelar paling lambat 6 bulan setelah tahun buku berakhir atau RUPS Luar Biasa.

Selanjutnya, tentukan format pelaksanaan, baik fisik, elektronik (e-RUPS), maupun hybrid.

Serta menentukan mata acara secara jelas karena hal ini akan menentukan kuorum, kebutuhan Notaris atau instansi terkait, serta dokumen yang perlu disiapkan.

RUPS tidak selalu wajib menggunakan Notaris karena risalah dapat dibuat di bawah tangan.

Namun, agenda tertentu seperti perubahan Anggaran Dasar dan aksi korporasi memerlukan Akta Notaris sesuai ketentuan yang berlaku.

2. Mengajukan Permintaan Penyelenggaraan RUPS

Pada dasarnya, RUPS diajukan dan diselenggarakan oleh Direksi. Namun, pihak tertentu juga dapat meminta penyelenggaraan RUPS sesuai dengan ketentuan UUPT dan anggaran dasar.

Pemegang saham yang mewakili paling sedikit 1/10 (10%) dari jumlah seluruh saham dengan hak suara dapat meminta penyelenggaraan RUPS.

Anggaran Dasar dapat menetapkan batas yang lebih kecil. Permintaan juga dapat diajukan oleh Dewan Komisaris sesuai kewenangannya.

Mekanisme pengajuan RUPS meliputi:

• Permintaan tertulis melalui surat tercatat beserta alasannya.
• Jika Direksi tidak memanggil RUPS dalam 15 hari, Dewan Komisaris wajib melakukan pemanggilan.
• Jika kembali tidak dilakukan dalam 15 hari, pemegang saham dapat mengajukan permohonan kepada Ketua Pengadilan Negeri.

3. Menyampaikan Pemberitahuan Mata Acara RUPS

Tahap pra-pemanggilan ini terutama berlaku bagi Perseroan Terbuka karena terdapat kewajiban pemberitahuan kepada OJK dan pengumuman kepada pemegang saham.

PT Tertutup:

Pada dasarnya tidak memiliki kewajiban pra-pemanggilan seperti yang berlaku bagi Perseroan Terbuka.

PT Terbuka (Tbk):

• Menyampaikan pemberitahuan mata acara RUPS kepada OJK paling lambat 5 hari kerja sebelum pengumuman RUPS
• Melakukan pengumuman RUPS kepada pemegang saham paling lambat 14 hari sebelum pemanggilan RUPS

4. Melakukan Pemanggilan RUPS

Setelah agenda dan tahapan pra-pemanggilan selesai, perseroan melakukan pemanggilan kepada pemegang saham.

Untuk PT Tertutup, pemanggilan dilakukan paling lambat 14 hari sebelum RUPS melalui media yang sesuai Anggaran Dasar.

Sedangkan PT Terbuka paling lambat 21 hari sebelumnya melalui e-RUPS, situs Bursa Efek, dan situs Perseroan.

PT Tertutup dapat mengadakan RUPS tanpa pemanggilan jika seluruh pemegang saham dengan hak suara hadir atau diwakili dan menyetujui RUPS serta agendanya.

5. Menyiapkan Bahan RUPS dan Hak Suara

Perseroan perlu menyiapkan seluruh dokumen dan perlengkapan yang dibutuhkan sebelum RUPS berlangsung.

Bahan rapat, baik dalam bentuk fisik maupun softcopy, harus tersedia dan dapat diakses oleh pemegang saham sesuai ketentuan yang berlaku.

Beberapa dokumen yang perlu disiapkan antara lain:

Daftar Pemegang Saham (DPS) berdasarkan recording date

• Bukti pengumuman dan pemanggilan RUPS
• Laporan Tahunan dan Laporan Keuangan untuk RUPS Tahunan
• Surat kuasa atau e-Proxy
• Tata tertib RUPS
• Draf keputusan/resolusi
• Daftar hadir
• Formulir pemungutan suara atau e-voting

6. Melaksanakan RUPS dan Mengambil Keputusan

Pada hari pelaksanaan, RUPS diawali dengan registrasi dan verifikasi pemegang saham atau kuasanya.

Perseroan kemudian memastikan kuorum kehadiran telah terpenuhi sebelum rapat dibuka dan agenda dibahas.

Tahapan pelaksanaannya meliputi:

• Registrasi dan verifikasi kuorum
• Pembukaan dan pembahasan agenda
• Musyawarah atau pemungutan suara
• Pembuatan risalah RUPS
• Pembuatan akta Notaris jika diperlukan

7. Menindaklanjuti dan Melaporkan Hasil RUPS

Tahap terakhir adalah memastikan seluruh keputusan RUPS ditindaklanjuti dan kewajiban pelaporan atau pengumuman telah dilakukan.

• Pengumuman hasil RUPS PT Tbk: Ringkasan risalah diumumkan melalui situs Bursa Efek dan e-RUPS sesuai batas waktu
• Pelaporan ke Kementerian Hukum: Perubahan anggaran dasar atau data perseroan diproses sesuai ketentuan
• Tindak lanjut keputusan: Melaksanakan hasil RUPS, seperti perubahan pengurus atau pembagian dividen
• Dokumentasi: Menyimpan risalah, daftar hadir, bukti pemanggilan, dan dokumen pendukung

Berapa Lama Proses Pemanggilan RUPS?

Salah satu hal yang sering membingungkan dalam penyelenggaraan RUPS adalah perbedaan antara batas waktu Direksi melakukan pemanggilan dan jarak antara pemanggilan dengan tanggal RUPS.

Cara Pengambilan Keputusan dalam RUPS

Pengambilan keputusan RUPS dilakukan terlebih dahulu melalui musyawarah untuk mufakat.

Apabila mufakat tidak tercapai, keputusan dapat dilakukan melalui pemungutan suara. Untuk keputusan RUPS umum, UUPT pada prinsipnya mensyaratkan persetujuan lebih dari 1/2 jumlah suara yang dikeluarkan, kecuali UUPT atau anggaran dasar menentukan lain.

Karena itu, ada dua hal yang perlu dibedakan:

kuorum kehadiran, yaitu jumlah saham dengan hak suara yang harus hadir atau diwakili agar RUPS dapat mengambil keputusan

kuorum keputusan, yaitu jumlah suara yang diperlukan agar suatu usulan dinyatakan disetujui

Keduanya tidak selalu menggunakan angka yang sama.

Berapa Kuorum RUPS?

Kuorum RUPS adalah jumlah minimal pemegang saham atau hak suara yang harus hadir agar rapat dapat dilaksanakan dan mengambil keputusan.

Besarnya bergantung pada agenda, dengan ketentuan umum sebagai berikut:

Apa yang Terjadi Jika Kuorum RUPS Tidak Terpenuhi?

Jika kuorum RUPS pertama tidak tercapai, Perseroan dapat menyelenggarakan RUPS kedua sesuai ketentuan yang berlaku.

Jika kuorum RUPS kedua juga tidak tercapai, UUPT mengatur mekanisme untuk mengajukan permohonan kepada ketua pengadilan negeri guna menetapkan kuorum RUPS ketiga.

RUPS kedua tetap dibuka dan ditutup dengan membuat notulen yang menerangkan bahwa rapat tidak dapat dilanjutkan karena kuorum tidak tercapai.

Apakah RUPS Bisa Dilakukan Secara Online?

UUPT memungkinkan RUPS dilakukan melalui telekonferensi, video konferensi, atau media elektronik lain yang memungkinkan peserta saling melihat, mendengar, dan berpartisipasi langsung.

Untuk Emiten atau Perusahaan Terbuka, POJK No. 14 Tahun 2025 mengatur pelaksanaan RUPS secara elektronik, termasuk e-RUPS, partisipasi peserta, dan risalah rapat.

Karena itu, tata cara RUPS online untuk Perseroan Tertutup dan Terbuka perlu mengikuti ketentuan yang berbeda.

Perbedaan RUPS dan Circular Resolution

RUPS merupakan pengambilan keputusan melalui forum rapat, dengan pemegang saham hadir atau diwakili untuk membahas dan memutuskan mata acara.

Circular resolution dilakukan di luar rapat melalui persetujuan tertulis seluruh pemegang saham yang memiliki hak suara.

Karena harus mendapat persetujuan seluruh pemegang saham, circular resolution tidak dapat digunakan untuk menggantikan RUPS dalam setiap kondisi.

Checklist Tata Cara RUPS PT

H-21/H-14 sampai H-1 — Sebelum RUPS

☐ Tentukan jenis dan agenda RUPS

☐ Siapkan bahan dan dokumen pendukung

☐ Periksa DPS

☐ Lakukan pengumuman dan pemanggilan sesuai ketentuan

☐ Siapkan tata tertib dan teknis rapat

Hari H — Pelaksanaan RUPS

☐ Registrasi dan verifikasi peserta

☐ Periksa kuorum

☐ Bahas setiap mata acara

☐ Lakukan voting dan catat keputusan

☐ Tutup rapat

H+1 dan seterusnya — Setelah RUPS

☐ Buat dan tanda tangani risalah

☐ Buat akta Notaris jika diperlukan

☐ Proses perubahan atau pemberitahuan kepada pihak terkait

☐ Laksanakan keputusan RUPS

☐ Simpan seluruh dokumen RUPS

Catatan: H-21/H-14 merupakan gambaran umum berdasarkan batas waktu pemanggilan yang berbeda untuk PT Terbuka dan PT Tertutup.

Kesimpulan

Tata cara RUPS tidak hanya berkaitan dengan pelaksanaan rapat. Perseroan perlu memastikan seluruh rangkaian prosedur, mulai dari permintaan dan pemanggilan, persiapan dokumen, kuorum, pengambilan keputusan, hingga pembuatan risalah dan tindak lanjut telah dilakukan sesuai ketentuan.

Karena persyaratan dapat berbeda berdasarkan jenis agenda dan status Perseroan, pemeriksaan terhadap UUPT, anggaran dasar, serta ketentuan sektoral tetap diperlukan sebelum RUPS diselenggarakan.

Layanan RUPS di Associe.co.id

Butuh pendampingan untuk menyelenggarakan RUPS?

Associe membantu persiapan dokumen, pemanggilan, pelaksanaan, hingga tindak lanjut hasil RUPS sesuai kebutuhan Perseroan.

Konsultasikan kebutuhan RUPS Anda bersama Associe dan dapatkan pendampingan dari tahap persiapan hingga selesai. Hubungi kami sekarang.

FAQ Seputar Tata Cara RUPS

Apa saja tata cara RUPS?

Tata cara RUPS secara umum meliputi menentukan jenis dan agenda rapat, permintaan RUPS jika diperlukan, pemanggilan pemegang saham, persiapan dokumen, pemeriksaan kuorum, pelaksanaan rapat, pengambilan keputusan, pembuatan risalah, dan tindak lanjut keputusan.

Berapa hari sebelum RUPS pemanggilan harus dilakukan?

Untuk Perseroan pada umumnya, pemanggilan RUPS dilakukan paling lambat 14 hari sebelum tanggal RUPS, tidak termasuk tanggal pemanggilan dan tanggal RUPS. Terdapat ketentuan berbeda untuk RUPS kedua dan ketiga serta aturan khusus bagi Perseroan Terbuka.

Siapa yang berhak meminta RUPS?

Pemegang saham yang memenuhi persentase sebagaimana ditentukan UUPT atau anggaran dasar dapat meminta penyelenggaraan RUPS. Dewan Komisaris juga dapat meminta RUPS sesuai ketentuan UUPT.

Berapa kuorum RUPS?

Kuorum bergantung pada agenda RUPS. Untuk RUPS umum, pada prinsipnya diperlukan kehadiran lebih dari 1/2 bagian saham dengan hak suara. Agenda seperti perubahan anggaran dasar atau aksi korporasi tertentu memiliki persyaratan kuorum dan persetujuan yang lebih tinggi.

Apakah RUPS bisa dilakukan secara online?

Bisa, sepanjang memenuhi ketentuan yang berlaku. Untuk Perseroan Terbuka, pelaksanaan RUPS secara elektronik diatur lebih lanjut dalam POJK No. 14 Tahun 2025, termasuk penggunaan e-RUPS atau sistem yang disediakan Perusahaan Terbuka.

Baca Juga:

4 Langkah Lengkap Mengurus Perubahan Nama PT

Apa Itu Dividen Saham: Pengertian dan Cara Kerjanya

Referensi:

Otoritas Jasa Keuangan. (2025). Peraturan Otoritas Jasa Keuangan Nomor 15 Tahun 2025 tentang Penilaian Reksa Dana dan Penilaian Manajer Investasi. https://ojk.go.id/id/regulasi/Pages/POJK-15-Tahun-2025-Penilaian-Reksa-Dana-dan-Penilaian-Manajer-Investasi.aspx

Republik Indonesia. (2007). Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas. Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 106. Database Peraturan JDIH BPK. https://peraturan.bpk.go.id/Details/39965/uu-no-40-tahun-2007