Sewa ruang meeting untuk acara menjadi solusi bagi panitia, instansi, perusahaan yang akan menggelar pertemuan penting namun kesulitan menemukan tempat yang tepat. Bisa jadi karena di gedung atau kantornya tidak menyediakan fasilitas ruang yang memadai atau memerlukan bantuan pihak ketiga sebagai penyelenggara acara.
Keuntungan Memanfaatkan Jasa Sewa Ruang Meeting untuk Acara
Rapat, pertemuan atau biasa disebut sebagai agenda meeting lazimnya adalah kegiatan yang mempertemukan banyak orang dengan tujuan membahas hal-hal penting berkaitan dengan rutinitas pekerjaan dan perusahaan atau kegiatan keorganisasian. Berkaitan dengan fasilitas ruang untuk pertemuan tersebut maka muncul ide bisnis sewa ruang meeting untuk acara. Dalam perkembangannya, persewaan tempat tersebut berkembang melayani berbagai acara, tidak hanya untuk lokasi rapat atau meeting namun untuk berbagai keperluan yang memerlukan ruang lapang.
Bisnis jasa sewa ruang meeting untuk acara tumbuh signifikan dalam beberapa tahun belakangan. Fenomena ini terjadi karena minat masyarakat dan dunia pebisnis yang memanfaatkan jasa sewa ruang semakin meningkat. Hal-hal berikut menjadi faktor pendorong alasan semakin banyak yang memanfaatkan sewa ruang meeting untuk acara:
1.Lebih praktis dan ekonomis
Memanfaatkan jasa sewa ruang meeting untuk acara dianggap oleh kalangan bisnis lebih praktis. Tidak semua perusahaan memiliki fasilitas gedung luas. Di kota-kota besar, rata-rata kantor perusahaan dan instansi menyewa apartemen atau gedung bertingkat sebagai pusat aktivitas. Keterbatasan ruang menyebabkan perusahaan terpaksa menyewa tempat khusus untuk sebuah acara yang memerlukan banyak orang berkumpul pada suatu kesempatan. Menyewa ruang atau gedung khusus yang ditawarkan pengusaha jasa dianggap lebih hemat dari segi perhitungan ekonomis jika dibandingkan menyewa ballroom hotel.
2. Lokasi strategis
Rata-rata gedung atau ruang yang disewakan untuk meeting berada di lokasi yang strategis. Mudah diakses baik oleh kendaraan pribadi maupun transportasi umum. Biasanya lahan parkir juga disediakan sesuai standar kelayakan.
3. Fleksibel
Mayoritas bisnis jasa sewa ruang meeting untuk acara adalah bisnis yang fleksibel. Pemilik bisnis persewaan tempat ini menyediakan lahan yang tidak terpaku pada satu jenis kegiatan saja. Ruang atau gedung yang disewakan memiliki tata ruang yang fleksibel sehingga bisa digunakan untuk berbagai keperluan. Bahkan beberapa di antaranya juga bisa dimanfaatkan untuk acara pesta pernikahan, temu alumni sekolah atau bahkan untuk menyelenggarakan pameran dan expo.
4. Aktivitas perusahaan tetap berjalan
Menyewa ruang meeting untuk acara khusus memungkinkan aktivitas lain di perusahaan tetap berjalan tanpa harus terganggu oleh sebuah acara yang mengumpulkan banyak orang di hari kerja. Apalagi jika penyelenggara acara adalah divisi tertentu, sedangkan divisi-divisi lain tetap harus bekerja dan beraktivitas seperti biasa.
Hal-hal yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Menyewa Ruang Meeting untuk Acara
Tumbuh suburnya bisnis sewa ruang meeting untuk acara menjadi faktor banyaknya pilihan lokasi dan tempat yang bisa disewa oleh perusahaan atau masyarakat umum. Demi memastikan ruang atau gedung yang disewa sesuai dengan tujuan diselenggarakannya kegiatan, maka sebelum menentukan pilihan hendaknya beberapa poin penting berikut perlu dipertimbangkan:
1.Perhitungan ekonomis
Banyaknya pilihan memungkinkan calon penyewa ruang/gedung membandingkan harga sesuai budget dan kemampuan. Tak perlu buru-buru menentukan pilihan, bandingkan dan datang langsung ke lokasi untuk memastikan kelayakan ruang dan kesesuaiannya dengan acara yang akan diselenggarakan.
2. Kapasitas sesuai acara
Berapa orang yang akan berkumpul? Berapa lama acara berlangsung? Hal-hal tersebut menjadi pertimbangan penting dalam menentukan luas ruang/gedung yang akan disewa. Dengan demikian bisa mempertimbangkan kapasitasnya.
3. Fasilitas yang ditawarkan
Selain gedung/ ruang dan lahan parkir, pastikan tempat yang akan disewa menyiapkan fasilitas tambahan sesuai kebutuhan. Fasilitas tambahan tersebut bisa berupa free-wifi, glass board, mic and sound system, meja utama, flip chart, ruang coffee break, pantry dan berbagai fasilitas tambahan lainnya.
4. Perjanjian dan kesepakatan yang berlaku
Berapa harga sewa ruang? Apakah fasilitas tambahan dikenai biaya? Adakah tambahan biaya jika acara melampaui jam yang disepakati atau ada dispensasi waktu? Apakah pihak penyewa diperkenankan mengatur ruangan sesuai selera atau harus diserahkan kepada Event Organizer yang disarankan pihak pemilik gedung? Bagaimana jika ada kerusakan, berapa persen biaya atau denda yang dikenakan? Hal-hal penting ini perlu dipahami dengan baik sebelum melakukan perjanjian sewa.
5. Ketersediaan support system dan fasilitas untuk kondisi darurat
Menyelenggarakan acara yang mengumpulkan orang banyak perlu mempertimbangkan faktor safety. Misalnya di masa pandemi apakah ruangan ditunjang fasilitas pencegahan penyebaran penyakit? Misalnya ditinjau dari sanitasi dan sistem sirkulasi udara. Apakah terdapat peralatan khusus jika terjadi kondisi yang tidak diinginkan seperti terjadinya kebakaran.
Jasa sewa ruang meeting untuk acara memungkinkan segala event berlangsung dengan baik, tentu dengan mempertimbangkan poin-poin penting yang terkait. Jika event khusus diselenggarakan secara berkala, ada baiknya perusahaan mempertimbangkan untuk memiliki card member dari penyelenggara jasa sewa ruang agar mendapatkan berbagai keuntungan.
