Memiliki kantor sendiri tentunya menjadi salah satu hal wajib bagi para pelaku usaha. Namun bagi pelaku usaha yang pekerjaannya tidak membutuhkan interaksi fisik, jadi berpikir dua kali untuk memiliki kantor. Namun, alamat kantor menjadi salah satu syarat untuk mengurus legalitas usaha. Virtual office menjadi pilihan. Apa saja yang perlu disiapkan, apakah syarat sewa virtual office cukup rumit?
Virtual office sendiri merupakan sebuah kantor nonfisik yang digunakan oleh pelaku usaha berbasis online. Biasanya pelaku usaha ini memiliki karyawan yang bekerja dari manapun dan hanya berkumpul secara virtual atau melalui internet. Namun sebagai pemilik usaha, berbagai legalitas tentu membutuhkan sebuah kantor fisik yang dapat digunakan sewaktu-waktu agar tetap presisi dan profesional.
Fungsi virtual office yakni sebagai alamat surat menyurat secara resmi sehingga dapat dijadikan sebagai lokasi domisili usaha secara resmi, memiliki nomor telepon bisnis, serta harganya lebih mudah dijangkau daripada membuat kantor usaha sendiri secara fisik. Virtual office ini dapat disewa untuk jangka waktu tertentu. Tentu akan sangat efisien dari segi biaya operasional usaha.
Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Memilih Virtual Office
Memilih virtual office tentu memiliki kesulitan tersendiri terutama pada kredibilitasnya. Untuk itu pada bagian ini akan dibahas mengenai hal yang perlu diperhatikan dalam memilih virtual office. Inilah kriterianya:
1. Memiliki gedung atau usaha pengelolaan virtual office secara mandiri
Hal ini berkaitan dengan lokasi yang pasti dengan izin usaha yang jelas. Pada virtual office yang dikelola secara profesional, pemilihan lokasi tidak dipilih secara random. Namun memperhatikan peraturan suatu daerah mengenai tata letak wilayah. Lokasi virtual office akan berada di pusat perkantoran sehingga memiliki izin usaha maupun amdal yang sesuai. Memilih pengelola virtual office yang memperhatikan hal ini dapat menambah nilai profesionalitas usaha.
2. Lokasi meeting non virtual yang mudah dijangkau
Alih-alih hanya memiliki 1 kantor untuk mengcover seluruh penggunanya, pilih penyedia virtual office yang memiliki beberapa kantor yang tersebar di beberapa wilayah. Sehingga meeting tetap bisa dilakukan pada lokasi kantor terdekat.
3. Perjanjian tanda tangan digital
Sesuai dengan konsepnya yang membantu bisnis virtual, maka berbagai dokumen perjanjian tidak mengharuskan proses manual. Melainkan dapat menggunakan perjanjian secara digital yang sah secara hukum negara.
4. Kebijakan administrasi yang terorganisir secara profesional
Salah satu fungsi dari adanya virtual office adalah sebagai alamat surat menyurat. Pada penyedia virtual office secara profesional akan memiliki receptionist yang bertugas untuk menerima surat secara fisik dan mengirimkannya pada penyewa. Hal ini tentu akan sangat membantu urusan administrasi usaha sehingga tidak ada dokumen yang hilang ataupun tidak tersampaikan.
Syarat Sewa Virtual Office yang Perlu Diperhatikan
Proses pencarian lokasi yang tepat untuk virtual office pasti memakan waktu. Namun ada baiknya sebelum mencari berbagai opsi penyedia layanan, ada baiknya pemilik juga menyiapkan kelengkapan dokumen untuk mempercepat proses sewa. Meskipun saat mendatangi penyedia layanan akan diarahkan berbagai syaratnya. Menyiapkan berbagai dokumen tersebut akan lebih efektif dan efisien. Inilah beberapa opsi yang perlu disiapkan sebagai syarat sewa virtual office:
Bagi pelaku usaha yang belum atau sedang proses memiliki akta usaha
- KTP pemilik atau pelaksana usaha
Digunakan untuk mengetahui penanggung jawab usaha. Dengan menyertakan KTP akan memverifikasi legalitas kependudukan yang diakui negara.
- NPWP pemilik atau pelaksana usaha
Banyak pemilik usaha baru yag masih belum mengurus NPWP. Maka sebelum berangkat ke penyedia layanan, ada baiknya untuk mengurus NPWP supaya tidak terjadi pelanggaran hukum akibat penunggakan pajak. Karena setiap usaha yang dikerjakan tidak akan bisa dilepaskan dari kewajiban pajak.
- Covernote notaris
Covernote notaris merupakan surat keterangan yang dikeluarkan oleh notaris untuk pemilik usaha yang belum atau sedang mengurus dokumen akta usaha. Dokumen ini dibutuhkan untuk menerangkan bahwa pemilik usaha benar-benar memiliki usaha yang legal dan dijamin oleh hukum yang berlaku. Bagi penyedia layanan tentu akan lebih aman dan yakin dalam menerima pemilik usaha untuk dapat menggunakan virtual officenya.
Bagi pelaku usaha yang sudah memiliki akta usaha
- KTP CEO atau direktur KTP tentu untuk memverifikasi data kependudukan yang ada.
- NPWP CEO atau direktur NPWP untuk meminimalisir terjadinya kegiatan yang melanggar hukum akibat menghindari pajak.
- Akta usaha dan SK menteri Perusahaan yang telah memiliki akta usaha hingga SK menteri, akan lebih mempermudah proses sewa virtual office karena legalitas usahanya sudah diurus secara jelas. Hal ini juga berlaku bagi pembaruan dokumen.
Selain ketiga syarat yang harus sangat diperhatikan tersebut, pada beberapa penyedia jasa juga memerlukan data lain seperti nomor handphone atau telepon, alamat e-mail hingga data komisaris jika usaha tersebut merupakan anak cabang. Dengan mempersiapkan data ini dengan baik, niscaya urusan sewa menyewa virtual account ini akan lebih mudah.
