Mengapa Offering Letter Penting untuk Rekrutmen?

Pengertian dan Tujuan Offering Letter

1. Definisi offering letter

Offering letter adalah dokumen resmi yang dikirimkan kepada calon karyawan setelah mereka berhasil melalui tahap seleksi.

Surat ini adalah tanda bahwa perusahaan ingin menawarkan posisi yang dilamar kepada kandidat tersebut.

Meskipun offering letter sering kali dikirim melalui email tujuannya tetap sama yaitu memberikan informasi penting terkait pekerjaan yang ditawarkan, seperti deskripsi pekerjaan, jabatan, struktur pekerjaan, tanggal mulai, gaji, dan tunjangan.

2. Fungsi dan manfaat offering letter

Offering letter memiliki beberapa fungsi utama yang sangat penting dalam proses rekrutmen. Pertama, surat ini berfungsi untuk memberikan penjelasan yang jelas mengenai peran dan tanggung jawab yang akan diemban oleh calon karyawan. Kedua, offering letter juga menjelaskan nama jabatan yang ditawarkan beserta sistem gaji yang berlaku di perusahaan. Selain itu, surat ini juga memberikan informasi mengenai fasilitas dan benefit lain yang ditawarkan, seperti asuransi, cuti, dan fasilitas lainnya yang relevan. Terakhir, offering letter memberitahukan tanggal mulai kerja, sehingga kandidat dapat mempersiapkan diri dengan baik.

3. Perbedaan dengan kontrak kerja

Perlu dicatat bahwa offering letter tidak sama dengan kontrak kerja.

Offering letter adalah pemberitahuan awal yang bersifat sementara dan tidak mengikat secara hukum.

Kandidat masih memiliki kesempatan untuk menerima atau menolak tawaran tersebut.

Sebaliknya, kontrak kerja adalah dokumen yang mengikat secara hukum, berisi syarat-syarat kerja, hak, dan kewajiban kedua belah pihak, serta diatur oleh UU Ketenagakerjaan.

Kontrak kerja lebih mendetail dan mengikat kedua belah pihak dalam jangka waktu yang lebih panjang.

5 Komponen Penting dalam Offering Letter

Untuk memastikan bahwa offering letter yang dibuat benar-benar efektif, kita harus memastikan bahwa semua informasi penting sudah tercakup di dalamnya.

Berikut adalah beberapa komponen kunci yang perlu dimasukkan dalam sebuah offering letter:

1. Informasi perusahaan

Surat penawaran kerja ini harus menjelaskan dengan jelas jabatan yang ditawarkan serta deskripsi pekerjaan dan ekspektasi yang diharapkan dari calon karyawan.

Hal ini memberikan gambaran yang jelas kepada kandidat tentang peran mereka di perusahaan dan apa yang diharapkan dari mereka.

2. Detail posisi dan tanggung jawab

Surat penawaran kerja ini harus menjelaskan dengan jelas jabatan yang ditawarkan serta deskripsi pekerjaan dan ekspektasi yang diharapkan dari calon karyawan.

Hal ini memberikan gambaran yang jelas kepada kandidat tentang peran mereka di perusahaan dan apa yang diharapkan dari mereka.

3. Kompensasi dan benefit

Gaji dan benefit merupakan salah satu bagian terpenting dari offering letter. Pastikan untuk merinci gaji pokok, tunjangan, dan fasilitas tambahan yang ditawarkan, seperti asuransi kesehatan atau program pensiun.

Selain itu, jelaskan juga sistem pembayaran gaji, apakah bulanan atau mingguan, sehingga calon karyawan memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang akan mereka terima.

4. Tanggal mulai kerja

Offering letter harus mencantumkan tanggal pasti kapan calon karyawan harus mulai bekerja.

Informasi ini sangat penting agar mereka dapat mempersiapkan diri dengan baik sebelum hari pertama mereka di tempat kerja yang baru.

5. Syarat dan ketentuan

Pastikan untuk menyertakan syarat dan ketentuan yang berkaitan dengan pekerjaan yang ditawarkan, seperti durasi kontrak, periode percobaan, jam kerja, serta kebijakan perusahaan terkait kerahasiaan dan kode etik.

Poin ini dapat membantu calon karyawan untuk memahami aturan dan ketentuan yang berlaku di perusahaan.

Cara Menulis Offering Letter

Berikut ini adalah beberapa tips yang bisa diterapkan untuk menulis offering letter yang tidak hanya informatif, tetapi juga menarik bagi calon karyawan:

1. Gunakan bahasa yang jelas dan positif

Penting untuk menggunakan bahasa yang jelas dan positif dalam offering letter.

Bahasa yang ramah dan profesional akan menciptakan kesan pertama yang baik dan membantu kandidat merasa nyaman dengan perusahaan.

Selain itu, hindari penggunaan istilah yang membingungkan atau ambigu yang bisa menimbulkan kesalahpahaman.

2. Personalisasi sesuai kandidat

Offering letter yang dipersonalisasi sesuai dengan profil kandidat akan memberikan kesan bahwa perusahaan menghargai calon karyawan sebagai individu.

Personalisasi ini bisa dilakukan dengan menyebutkan pencapaian kandidat yang relevan atau menyoroti bagaimana mereka cocok dengan nilai-nilai perusahaan.

3. Tekankan Nilai-nilai Perusahaan

Menyertakan informasi tentang budaya dan nilai-nilai perusahaan dalam offering letter adalah cara yang baik untuk membantu calon karyawan menilai apakah mereka cocok dengan lingkungan kerja yang ada.

Hal ini juga dapat menjadi faktor penentu bagi kandidat dalam membuat keputusan.

4. Berikan Tenggat Waktu yang Jelas

Pastikan untuk mencantumkan tenggat waktu yang jelas bagi kandidat untuk memberikan respon.

Biasanya, tenggat waktu ini berkisar antara 2 hingga 4 minggu.

Dengan adanya tenggat waktu, proses pengambilan keputusan akan lebih terarah dan efisien.

5. Sertakan Informasi Kontak untuk Pertanyaan

Tidak jarang calon karyawan memiliki pertanyaan tambahan setelah menerima offering letter.

Maka dari itu sertakan informasi kontak staf HR yang bisa dihubungi untuk menjawab pertanyaan tersebut.

Ini menunjukkan bahwa perusahaan terbuka untuk komunikasi dan siap membantu kandidat selama proses transisi.

Perbedaan Offering Letter untuk Berbagai Posisi

Offering letter tidak bisa dipukul rata untuk semua posisi.

Perbedaan jabatan dan status karyawan memerlukan penyesuaian dalam offering letter.

Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan saat menyesuaikan offering letter untuk berbagai jenis posisi:

Entry-level vs. Posisi Senior

Untuk posisi entry-level, penekanan biasanya lebih pada peluang pengembangan karir dan pelatihan yang akan diterima karyawan baru.

Sedangkan untuk posisi senior, fokus lebih pada tanggung jawab kepemimpinan dan kontribusi strategis yang diharapkan dari karyawan tersebut.

Karyawan Tetap vs. Kontrak

Perbedaan utama antara offering letter untuk karyawan tetap dan kontrak terletak pada jenis kontrak kerja yang ditawarkan.

Untuk karyawan tetap, biasanya perusahaan menawarkan PKWTT (Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu) yang bersifat terus-menerus.

Sedangkan untuk karyawan kontrak, perusahaan menawarkan PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu) dengan durasi yang jelas.

Posisi Lokal vs. Internasional

Offering letter untuk posisi internasional biasanya lebih kompleks, mencakup informasi tambahan seperti tunjangan relokasi, asuransi kesehatan internasional, dan kebijakan pajak lintas negara.

Selain itu, perusahaan juga perlu mempertimbangkan perbedaan budaya dan hukum ketenagakerjaan di negara tujuan.

Perbedaan Berdasarkan Industri

Setiap industri memiliki standar dan praktik yang berbeda, dan offering letter harus disesuaikan dengan kebutuhan spesifik industri tersebut.

Misalnya, untuk industri manufaktur, offering letter mungkin perlu mencakup informasi tentang jam kerja shift.

Sementara itu, untuk industri teknologi, offering letter bisa mencakup kebijakan work from home.

Penyesuaian untuk Peran Khusus

Beberapa peran khusus mungkin memerlukan penyesuaian tambahan dalam offering letter.

Misalnya, untuk peran yang memerlukan sertifikasi khusus, perusahaan harus menyertakan informasi tentang persyaratan tersebut.

Atau untuk peran yang melibatkan perjalanan dinas, perusahaan harus menjelaskan tanggung jawab dan manfaat yang terkait dengan perjalanan tersebut.

5 Kesalahan Umum dalam Pembuatan Offering Letter

Membuat offering letter yang efektif bukanlah tugas yang mudah.

Ada beberapa kesalahan umum yang sering terjadi dalam pembuatan offering letter, dan berikut ini adalah beberapa tips untuk menghindari kesalahan-kesalahan tersebut:

1. Informasi yang Tidak Lengkap

Salah satu kesalahan paling umum dalam pembuatan offering letter adalah informasi yang tidak lengkap. Pastikan semua informasi penting, seperti deskripsi pekerjaan, tanggal mulai kerja, gaji, dan tunjangan, sudah tercakup dengan jelas.

Selain itu, jangan lupa untuk mencantumkan informasi tentang cuti dan sistem pengambilannya.

2. Bahasa yang Ambigu

Hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau tidak jelas dalam offering letter.

Gunakan bahasa yang mudah dipahami untuk mencegah kesalahpahaman antara perusahaan dan calon karyawan. Bahasa yang jelas dan tegas akan membantu memastikan bahwa kedua belah pihak memiliki pemahaman yang sama.

3. Janji yang Berlebihan

Dalam upaya untuk menarik kandidat, beberapa perusahaan kadang-kadang membuat janji yang berlebihan dalam offering letter. Ini adalah kesalahan besar yang harus dihindari.

Pastikan semua tunjangan dan manfaat yang disebutkan dalam offering letter realistis dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Janji yang berlebihan bisa menimbulkan masalah di kemudian hari jika perusahaan tidak dapat memenuhi harapan kandidat.

4. Mengabaikan Aspek Legal

Aspek legal adalah salah satu bagian yang paling penting dalam pembuatan offering letter.

Pastikan bahwa offering letter yang dibuat sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.

Selain itu, pastikan juga bahwa surat tersebut mengandung klausul yang melindungi perusahaan secara hukum.

Mengabaikan aspek legal bisa berakibat fatal dan membawa masalah hukum di masa depan.

5. Kurangnya Personalisasi

Personalisasi adalah kunci untuk membuat offering letter yang menarik.

Hindari membuat offering letter yang terlalu generik. Usahakan untuk mempersonalisasi setiap offering letter sesuai dengan profil kandidat yang diterima.

Ini akan membantu menciptakan kesan yang lebih positif dan menunjukkan bahwa perusahaan menghargai calon karyawan sebagai individu.

Persiapan Sebelum Membuat Offering Letter

Sebelum mulai membuat offering letter, ada beberapa langkah penting yang perlu dilakukan untuk memastikan proses berjalan lancar.

Persiapan yang matang akan membantu memastikan bahwa offering letter yang dibuat efektif dan profesional.

Berikut ini adalah beberapa langkah persiapan yang perlu dilakukan:

Finalisasi Detail Posisi dan Kompensasi

Pastikan semua informasi penting tentang posisi dan kompensasi sudah final sebelum membuat offering letter.

Ini termasuk nama jabatan, deskripsi pekerjaan, tanggung jawab, dan struktur gaji.

Selain itu, tentukan juga apakah akan menggunakan sistem gaji kotor (gross) atau bersih (nett).

Koordinasi dengan Departemen Terkait

Koordinasi dengan departemen lain, seperti keuangan dan legal, sangat penting untuk memastikan semua informasi yang disertakan dalam offering letter akurat dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Ini juga membantu menghindari kesalahan atau janji yang tidak dapat dipenuhi.

Persiapan Template dan Format

Sebelum mulai menulis offering letter, siapkan template yang mencakup semua komponen penting.

Template ini harus mencakup informasi perusahaan, detail posisi, kompensasi, tanggal mulai kerja, dan benefit tambahan seperti asuransi kesehatan dan jatah cuti.

Template ini nantinya akan memudahkan proses pembuatan offering letter dan memastikan bahwa semua informasi penting sudah tercakup.

Riset Standar Industri

Lakukan riset untuk memastikan bahwa penawaran yang dibuat kompetitif dan sesuai dengan standar industri.

Ini penting agar perusahaan bisa menawarkan paket yang menarik bagi calon karyawan dan tidak kalah dengan perusahaan lain yang mungkin juga tertarik merekrut kandidat yang sama.

Peninjauan Aspek Legal

Sebelum offering letter dikirimkan kepada kandidat, pastikan bahwa surat tersebut sudah ditinjau oleh tim legal perusahaan.

Ini untuk memastikan bahwa dokumen tersebut sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku dan melindungi kepentingan perusahaan.

Peninjauan aspek legal ini sangat penting untuk menghindari masalah hukum di masa depan.

Kesimpulan

Membuat offering letter yang efektif dan profesional adalah keterampilan penting yang harus dimiliki oleh setiap praktisi HR.

Dengan memahami komponen-komponen kunci, menyesuaikan konten untuk berbagai posisi, dan menghindari kesalahan umum, kita dapat menciptakan surat penawaran yang menarik bagi calon karyawan.

Penting untuk selalu menggunakan bahasa yang jelas, mempersonalisasi surat, dan memastikan semua informasi penting tercakup dalam offering letter.

Offering letter yang dibuat dengan baik bukan hanya sekadar dokumen penawaran pekerjaan, tetapi juga merupakan alat yang dapat menciptakan kesan pertama yang positif dan profesional bagi calon karyawan. Dengan offering letter yang efektif, kita dapat meningkatkan peluang untuk menarik talenta terbaik ke perusahaan dan membangun tim yang kuat untuk masa depan perusahaan.

Associe sebagai konsultan HR yang berpengalaman dapat membantu bisnis Anda dalam mengelola proses rekrutmen dan tenaga kerja dengan lebih efektif.

Dengan persiapan yang matang dan perhatian terhadap detail, perusahaan Anda akan lebih siap untuk menarik talenta terbaik dan membangun tim yang kuat untuk masa depan yang sukses.