Onboarding adalah proses menyambut karyawan baru ke dalam tim dan merupakan langkah penting yang bisa sangat memengaruhi kinerja dan loyalitas mereka di masa depan.
Sebagai bagian dari divisi HR, kita punya tanggung jawab besar untuk memastikan proses onboarding karyawan itu berjalan lancar. Tidak cuma sekedar memperkenalkan peraturan, onboarding yang efektif juga bisa menumbuhkan rasa memiliki dan memberi bekal penting agar karyawan baru bisa berkembang dalam peran mereka.
Tulisan ini akan mengupas tuntas berbagai sisi penting dari proses onboarding.
Kita akan mulai dari konsep dasarnya, lalu melihat bagaimana onboarding yang baik bisa menguntungkan perusahaan. Selanjutnya, kita akan membahas tahap-tahap kunci yang perlu diperhatikan, unsur-unsur penting dalam program onboarding yang sukses, tips khusus untuk karyawan jarak jauh, serta kesalahan pada onboarding karyawan yang sebaiknya dihindari.
Pengertian Onboarding Karyawan
Definisi onboarding
Onboarding karyawan adalah serangkaian kegiatan yang dirancang untuk memperkenalkan, membimbing, dan mengintegrasikan karyawan baru ke dalam perusahaan. Proses ini mencakup semua hal yang berkaitan dengan karyawan baru, mulai dari administrasi dan pemenuhan persyaratan formal, hingga pengenalan terhadap budaya perusahaan, struktur organisasi, dan tugas-tugas pekerjaan. Pada dasarnya, onboarding adalah proses karyawan untuk menyesuaikan diri dengan peran baru mereka di perusahaan, meliputi sikap, pengetahuan, keterampilan, dan perilaku yang diharapkan agar mereka dapat berperan secara efektif.
Perbedaan onboarding dengan orientasi
Meski sering dianggap sama, onboarding dan orientasi sebenarnya berbeda.
Orientasi karyawan adalah acara satu kali yang menyambut karyawan baru dan bersifat umum. Sementara itu, onboarding adalah serangkaian acara dan pelatihan yang berlangsung lebih lama, termasuk orientasi, yang membantu karyawan baru berkembang menjadi karyawan yang sukses.
Onboarding lebih bersifat spesifik untuk pekerjaan dan departemen tempat karyawan baru bekerja.
Tujuan utama onboarding
Tujuan utama onboarding adalah memaksimalkan potensi dan produktivitas tim serta menjaga engagement tim sehingga angka turnover bisa ditekan. Selain itu, onboarding bertujuan untuk memfasilitasi kemampuan karyawan baru dalam berkontribusi, meningkatkan kenyamanan mereka dalam peran baru, menguatkan keputusan untuk tetap bekerja di perusahaan, serta mendorong komitmen dan keterlibatan karyawan.
Melalui program ini, kita membantu karyawan baru memahami budaya, visi, misi, dan strategi perusahaan, serta membangun hubungan positif dengan rekan kerja dan atasan.
Manfaat Onboarding bagi Perusahaan
1. Meningkatkan retensi karyawan
Kami menemukan studi bahwa onboarding yang optimal memiliki pengaruh besar pada retensi karyawan. Survei oleh Brandon Hall Group menunjukkan peningkatan retensi hingga 82%. Ini karena karyawan baru merasa didukung dan memahami tugas mereka dengan jelas, sehingga lebih puas dan terikat pada perusahaan. Hasilnya, tingkat turnover menurun dan biaya perekrutan berkurang.
2. Mempercepat produktivitas
Onboarding efektif membantu karyawan beradaptasi lebih cepat dengan lingkungan dan tanggung jawab baru mereka. Ini memungkinkan mereka untuk segera memahami dan melaksanakan tugas, meningkatkan produktivitas perusahaan.
Namun, 43% responden dalam studi Talmundo and Vlreic mengalami kesulitan mendapatkan informasi penting di awal bekerja. Onboarding kit yang komprehensif dapat mengatasi masalah ini.
3. Membangun budaya perusahaan
Kami melihat onboarding sebagai kesempatan untuk memperkenalkan dan memperkuat budaya perusahaan. Menurut SHRM, 90% karyawan akan meninggalkan perusahaan dengan budaya kerja buruk. Onboarding yang baik menciptakan kesan positif dan tulus, membuat karyawan merasa dihargai. Ini juga membantu menyebarkan nilai-nilai perusahaan dan membangun employer branding yang kuat, menarik calon karyawan berkualitas di masa depan.
Tahapan Proses Onboarding yang Efektif
Kita akan membahas empat tahap penting dalam proses onboarding yang efektif untuk membantu karyawan baru beradaptasi dengan baik.
1. Persiapan sebelum hari pertama
Sebelum karyawan baru memulai pekerjaannya, kita perlu mempersiapkan segala hal yang diperlukan. Ini termasuk mengirimkan dokumen kontrak, formulir administrasi, dan petunjuk penggunaan sistem internal secara elektronik. Kita juga harus menyiapkan tempat kerja, laptop, akses email, dan ID card untuk karyawan baru.
2. Hari pertama kerja
Pada hari pertama, kita akan memperkenalkan karyawan baru dengan lingkungan kerja mereka. Jika bekerja di kantor, kita akan mengajak mereka berkeliling dan memperkenalkan kepada anggota tim serta atasan langsung. Kita juga akan memberikan pengantar mengenai budaya perusahaan, nilai-nilai, dan tujuan organisasi.
3. Minggu pertama
Selama minggu pertama, kita akan memberikan pemahaman yang lebih rinci tentang perusahaan dan tanggung jawab pekerjaan mereka. Kita akan memperkenalkan prosedur operasional, alur kerja, dan sistem yang digunakan dalam pekerjaan sehari-hari. Pelatihan yang sesuai dengan peran mereka juga akan diberikan.
4. 30-90 hari pertama
Proses onboarding berlanjut hingga hari ke-90. Kita akan terus memberikan dukungan dan pembimbingan kepada karyawan baru. Mereka akan terlibat dalam tugas yang semakin kompleks dan menerima feedback reguler. Kita juga akan memastikan mereka berkolaborasi dengan anggota tim lainnya dan berpartisipasi dalam pertemuan tim.
Komponen Utama Program Onboarding
1. Pengenalan budaya perusahaan
Langkah awal kami adalah memperkenalkan jiwa perusahaan kepada anggota tim baru. Kami berbagi cerita tentang asal-usul, visi, misi, dan prinsip yang kami pegang teguh.
Caranya beragam, mulai dari penjelasan langsung, tayangan video, sampai kisah inspiratif dari para senior. Harapannya, karyawan baru bisa cepat menangkap dan menyesuaikan diri dengan semangat kerja yang kami usung.
2. Pelatihan teknis
Berikutnya, kami fokus pada peningkatan kemampuan teknis yang sesuai dengan tugas mereka. Ini mencakup pengenalan alat kerja digital, pengasahan keahlian khusus, serta pemahaman aturan dan tata cara perusahaan. Pelatihan ini dirancang agar mereka semakin mahir menjalankan tanggung jawab sehari-hari.
3. Sosialisasi dengan tim
Kami juga mendorong terciptanya hubungan baik antara karyawan baru dengan rekan dan atasan mereka. Langkah ini penting untuk menciptakan suasana kerja yang nyaman dan produktif. Berbagai kegiatan bersama seperti outing tim, makan bersama, atau acara santai lainnya kami adakan untuk mempererat ikatan ini.
4. Penetapan ekspektasi kerja
Terakhir, kami mengadakan diskusi perencanaan bersama karyawan baru untuk menyamakan pandangan tentang ekspektasi kerja. Kami bahas target jangka pendek dan panjang, serta cara penilaian kinerja yang akan diterapkan. Ini membantu mereka memahami dengan jelas peran dan kontribusi yang diharapkan sejak hari pertama.
Strategi Onboarding untuk Karyawan Remote
Associe sendiri memiliki beberapa karyawan yang memiliki sistem kerja remote. Kami juga menyadari bahwa onboarding untuk karyawan remote ada tantangannya tersendiri.
Namun, dengan strategi yang tepat, kami dapat menciptakan pengalaman yang bermakna dan efektif.
Berikut adalah beberapa strategi kunci yang kami terapkan:
1. Penggunaan teknologi dalam onboarding virtual
Kami memanfaatkan platform konferensi video dan aplikasi kolaborasi online untuk memfasilitasi komunikasi dan interaksi tim. Kami juga menggunakan sistem manajemen proyek untuk memantau progres dan memberikan akses ke sumber daya penting. Pelatihan penggunaan alat-alat ini menjadi bagian integral dari proses onboarding kami.
2. Membangun koneksi dalam tim virtual
Untuk mengatasi kurangnya interaksi langsung, kami adakan pertemuan maya secara rutin dan acara perkenalan online.
Kami juga menerapkan sistem pendampingan, di mana tiap pegawai baru dipasangkan dengan senior mereka. Ini membantu mereka memahami nilai-nilai perusahaan dan membangun hubungan dengan rekan kerja.
3. Tantangan onboarding jarak jauh
Dalam proses onboarding kami juga menghadapi tantangan seperti sulitnya membangun kesolidan tim dan risiko salah paham dalam komunikasi.
Untuk mengatasinya, kami menetapkan aturan komunikasi seperti set ekspektasi waktu dalam merespon. Kami juga fokus membangun budaya kerja yang mengedepankan keterbukaan dan saling pengertian.
Kesalahan Umum dalam Proses Onboarding
Dalam proses onboarding, kami sering melihat beberapa kesalahan umum yang dapat menghambat efektivitas program ini. Mari kita bahas tiga kesalahan utama yang perlu kita hindari.
1. Overload informasi
Kami menyadari bahwa memberikan terlalu banyak informasi kepada karyawan baru dapat membuat mereka kewalahan. Mereka menerima banyak detail tentang alat online, lokasi fasilitas, dan prosedur kerja dalam waktu singkat. Ini bisa menyebabkan kebingungan dan kesalahpahaman.
Untuk mengatasinya, kami menggunakan sistem manajemen yang memungkinkan karyawan mencari informasi dengan mudah, sehingga mereka tidak perlu menghafal semua hal kecil sekaligus.
2. Kurangnya tindak lanjut
Setelah proses onboarding selesai, banyak HR sering melupakan pentingnya feedback dan dukungan selanjutnya. Ini bisa membuat karyawan baru merasa diabaikan dan kurang didukung dalam adaptasi mereka. Kami menyadari bahwa evaluasi dan feedback berkala sangat penting untuk mengidentifikasi masalah dan memberikan dukungan yang diperlukan.
3. Lupa terhadap aspek lain
Kami memahami bahwa onboarding bukan hanya tentang informasi teknis, tetapi juga membantu karyawan beradaptasi secara sosial. Mengabaikan aspek ini dapat membuat karyawan baru merasa terisolasi dan sulit membangun hubungan dengan rekan kerja. Kami berusaha menciptakan kesempatan untuk interaksi sosial dan membangun koneksi dalam tim, terutama untuk karyawan remote.
Kesimpulan
Onboarding karyawan adalah proses krusial yang memiliki pengaruh besar pada kesuksesan jangka panjang karyawan dan perusahaan. Program onboarding yang efektif mencakup berbagai aspek penting, mulai dari pengenalan budaya perusahaan hingga pelatihan teknis dan sosialisasi dengan tim. Dengan menerapkan strategi yang tepat, termasuk untuk karyawan remote, kita dapat menciptakan pengalaman onboarding yang bermakna dan produktif. Penting juga untuk menghindari kesalahan umum seperti overloading informasi dan kurangnya tindak lanjut.
Untuk mencapai hasil terbaik, onboarding perlu dirancang dengan cermat dan dilaksanakan secara konsisten. Ini membantu karyawan baru beradaptasi lebih cepat, meningkatkan produktivitas, dan membangun budaya perusahaan yang kuat.
Associe sebagai Konsultan HR dengan pengalaman 8 tahun lebih dapat membantu kamu untuk solusi HR bisnis kamu. Dengan pendekatan yang tepat terhadap onboarding, perusahaan dapat memastikan karyawan baru merasa disambut, terinformasi, dan siap untuk memberikan kontribusi terbaik mereka.
Sering Ditanyakan
Onboarding adalah proses dimana perusahaan menyambut dan mengintegrasikan karyawan baru ke dalam lingkungan kerjanya. Proses ini tidak hanya melibatkan hari pertama karyawan di tempat kerja, tetapi juga melanjutkan hingga karyawan tersebut merasa nyaman dan terbiasa dengan peran serta timnya.
Sebelum karyawan baru bergabung, perusahaan harus menyiapkan beberapa hal seperti:
- Memberikan buku orientasi yang mencakup informasi tentang sejarah, pemegang saham, dewan direksi dan komisaris, visi, misi, nilai, dan budaya perusahaan.
- Menyiapkan peralatan kerja seperti laptop.
- Mengajak karyawan baru untuk mengikuti akun media sosial perusahaan sebagai bagian dari pengenalan awal.
Program onboarding terdiri dari lima komponen utama, yaitu:
- Pra-onboarding, yang melibatkan persiapan sebelum karyawan baru bergabung.
- Penyambutan karyawan baru.
- Orientasi mengenai perusahaan dan pekerjaannya.
- Pelatihan yang diperlukan untuk peran spesifik.
- Pendampingan transisi untuk membantu karyawan baru beradaptasi dengan lingkungan dan tugas-tugasnya.
