Mengenal Business Process Management

Pengertian BPM

Business Process Management adalah disiplin ilmu yang melibatkan perencanaan, peningkatan, dan pengelolaan proses bisnis. Ini adalah pendekatan sistematis untuk menjadikan alur kerja perusahaan lebih efisien, efektif, dan mampu menyesuaikan diri dengan keadaan yang berubah.

Jika dirunut, proses bisnis adalah serangkaian kegiatan atau tugas yang dilakukan untuk mencapai tujuan bisnis tertentu. Sedangkan manajemen proses bisnis melibatkan identifikasi, pemodelan, analisis, optimisasi, dan otomasi proses-proses ini untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

BPM dapat digunakan untuk mengelola berbagai proses, termasuk yang melibatkan interaksi manusia, seperti layanan pelanggan, dan yang otomatis, seperti entry data. 

Manfaat BPM

Business Process Management (BPM) dapat memberikan berbagai manfaat bagi organisasi, diantaranya:

Efisiensi

Dengan mengelola proses bisnis secara sistematis, organisasi dapat meningkatkan efisiensi proses dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk melakukan tugas-tugas rutin.

Biaya

BPM dapat membantu organisasi mengurangi biaya dengan menghilangkan tahapan proses yang tidak perlu atau tidak efektif, serta meningkatkan efisiensi proses yang ada.

Kualitas

BPM dapat membantu organisasi meningkatkan kualitas produk atau jasa yang diberikan kepada pelanggan dengan memastikan bahwa proses bisnis telah dioptimalkan dan bekerja dengan baik.

Fleksibilitas

BPM memungkinkan organisasi untuk dengan cepat mengadaptasi proses bisnis ke situasi yang berubah, sehingga dapat terus beroperasi secara efektif di tengah perubahan pasar atau lingkungan bisnis.

Visibilitas

BPM memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap proses bisnis yang ada di organisasi, sehingga memudahkan untuk mengidentifikasi masalah dan mencari solusi untuk meningkatkan efisiensi proses.

Kolaborasi

BPM memungkinkan organisasi untuk bekerja secara terintegrasi dengan mengelola proses bisnis secara terpadu, sehingga meningkatkan kolaborasi dan komunikasi antar departemen atau divisi.

Kepuasan pelanggan

BPM dapat membantu organisasi meningkatkan kepuasan pelanggan dengan menyediakan layanan yang lebih cepat dan tepat waktu, serta memastikan bahwa permintaan pelanggan dipenuhi dengan tepat dan efektif.

Jenis BPM

Ada beberapa jenis Business Process Management (BPM) yang dapat digunakan oleh organisasi, diantaranya:

Manajemen operasional

Mengfokuskan pada pengelolaan proses bisnis yang berlangsung sehari-hari, seperti pemrosesan pesanan, pengiriman barang, atau pembayaran.

Manajemen proyek

Menangani perencanaan, pelaksanaan, dan monitoring proyek-proyek spesifik, seperti proyek pengembangan produk baru atau proyek migrasi sistem.

Manajemen perubahan

Menangani perubahan besar pada proses bisnis, seperti merancang sistem baru atau mengintegrasikan proses ke dalam sistem yang lebih luas.

Manajemen bisnis strategis

Menggunakan proses bisnis untuk mendukung strategi jangka panjang perusahaan, seperti meningkatkan efisiensi operasi atau meningkatkan kepuasan pelanggan.

Manajemen kinerja

Mengukur dan meningkatkan kinerja proses bisnis, seperti mengukur kecepatan proses atau mengurangi biaya.

Manajemen layanan

Mengelola proses bisnis yang memberikan layanan kepada pelanggan, seperti proses layanan pelanggan atau proses penanganan keluhan.

Manajemen risiko

Mengelola risiko yang terkait dengan proses bisnis, seperti risiko kegagalan proyek atau risiko pelanggaran regulasi.

Langkah Membuat BPM

Langkah-langkah dasar dalam membuat Business Process Management (BPM) adalah:

Identifikasi tujuan

Tentukan tujuan utama yang ingin dicapai dengan membuat BPM, seperti meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, atau meningkatkan kepuasan pelanggan.

Penentuan Proses Bisnis

Identifikasikan proses bisnis yang ingin dikelola dengan BPM, termasuk proses yang melibatkan interaksi manusia dan proses yang otomatis.

Model proses bisnis

Buat model proses bisnis yang menggambarkan tahapan-tahapan yang dilakukan dalam proses tersebut.

Analisis proses bisnis

Analisis proses bisnis untuk mengidentifikasi penyumbatan dan inefisiensi, serta mencari cara untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses.

Optimalkan proses bisnis

Buat perbaikan-perbaikan yang diperlukan pada proses bisnis untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitasnya.

Otomatisasi proses bisnis

Otomatisasi proses bisnis yang sesuai dengan menggunakan teknologi yang tersedia, seperti software BPM atau aplikasi yang sesuai.

Implementasikan perubahan

Implementasikan perubahan yang telah dibuat pada proses bisnis ke dalam operasi sehari-hari organisasi.

Monitor dan evaluasi

Monitor dan evaluasi proses bisnis yang telah dioptimalkan secara teratur untuk memastikan bahwa mereka bekerja dengan baik dan terus dioptimalkan sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Kesimpulan

BPM merupakan suatu cara untuk mengelola proses bisnis secara sistematik dengan tujuan meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Alat dan teknik seperti pemodelan, pemetaan, analisis, dan peningkatan proses digunakan untuk memahami bagaimana proses bekerja, mengidentifikasi kekurangan, dan mencari cara untuk meningkatkannya. BPM dapat diterapkan untuk mengelola berbagai jenis proses, termasuk operasional, proyek, perubahan, strategis, kinerja, layanan, dan risiko. Dengan BPM, organisasi dapat dengan mudah menyesuaikan diri dengan perubahan, meningkatkan kolaborasi dan komunikasi, serta meningkatkan kepuasan pelanggan.

Jika anda belum tahu dari mana memulai untuk membuat Business Process Management, anda bisa konsultasi gratis bersama Associe untuk berdiskusi strategi dalam BPM dengan menghubungi Associe di sini.