Apa Itu KPI? 

KPI merupakan singkatan dari Key Performance Indicator, atau secara harafiah dapat diartikan sebagai Indikator kunci untuk mengukur performa kinerja. Sebagai indikator kunci inilah, KPI menjadi hal mendasar yang penting dalam sebuah bisnis.

KPI sendiri mengukur kinerja dari karyawan secara individual dan pencapaian tim, maka pada umumnya KPI yang digunakan bisa berbeda untuk tiap departemen atau divisi. Meski begitu nilai yang diukur mempunyai tujuan yang selaras dengan strategi perusahaan untuk perkembangan bisnis meski jenisnya berbeda.

Jenis-jenis dan Contoh KPI

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, tiap KPI pada tiap divisi itu berbeda, hal ini bertujuan agar perencanaan, proses, dan evaluasi bisa lebih jelas dan detail. Berikut adalah jenis dari KPI beserta contohnya:

Finansial

Dalam bisnis, aspek finansial menjadi acuan utama dalam analisis perkembangan usaha anda apakah sudah berkembang atau bahkan menurun. Dokumen Laporan Keuangan yang dikelola oleh bagian Akuntansi maupun Keuangan menjadi hal krusial bagi bisnis, seperti Pendapatan, Lab Rugi, Arus Kas, dan Neraca Keuangan. Ketiadaan hal ini akan membuat anda kesulitan untuk menganalisis apakah hal-hal yang sudah dilakukan selama ini sudah memberi dampak positif atau belum.  Contoh dari KPI Finansial adalah

•  Penjualan per periode

• Laba bersih

• Arus kas keluar dan masuk

• EBITDA (Earnings Before Interest, Tax, Depreciation, and Amortization).

Operasional

Jenis KPI ini berfungsi untuk mengukur KPI yang satu ini berfungsi untuk mengukur sistem operasional dari perusahaan yang menunjang produksi atau layanan pada pelanggan. Biasanya setiap industri memiliki KPI yang berbeda. Contohnya sebagai berikut:

• Perusahaan FMCG: Total produksi, Overhead Produksi, Maksimal barang reject

• Perusahaan Customer Services: Jumlah pelayanan dalam satu hari

• Perusahaan Pengiriman: Ketepatan waktu pengiriman barang

Pertumbuhan

Selanjutnya adalah KPI yang memang menjadi dasar untuk pengukuran perkembangan bisnis, yaitu KPI pertumbuhan. Pada umumnya KPI ini dibagi ke beberapa divisi karena pertumbuhan dari bisnis ditunjang oleh banyak departemen, misalnya Sales dan Marketing. Contoh dari KPI pertumbuhan adalah:

• Digital Marketing: Total Leads, Engagement Rate Social Media
• Sales: Jumlah closing projects

Cara membuat KPI

Ketika kita sudah mengetahui jenis dan manfaat dari KPI, sekarang saatnya kita membuat KPI itu sendiri. Berikut cara membuat KPI yang bisa diimplementasikan

Menentukan Tujuan Bisnis

Pada semua aspek, pastinya kita menentukan tujuan yang ingin dicapai. KPI wajib memiliki  panduan yang jelas dan dapat dipahami oleh semua orang. Contohnya seperti apabila tujuan utama sebuah bisnis adalah untuk menjadi yang tercepat dalam pelayanan jasa pengiriman, maka tujuan utama adalah meningkatkan waktu kirim atau mengurangi down time pengiriman barang ke pelanggan. Tujuan bisnis ini wajib disampaikan kepada seluruh karyawan agar tercipta kolaborasi dan sinergi untuk mencapai tujuan tersebut.

Pengumpulan Informasi

Karena pengukuran KPI menggunakan data kuantitatif, maka dalam merumuskan KPI juga memerlukan data kongkrit. Misalnya apabila tujuan utamanya adalah meningkatkan jumlah pelanggan, maka diperlukan informasi data seperti jumlah pelanggan yang sudah ada saat ini, pengguna layanan dari industri, maupun potensi pertumbuhan jumlah pelanggan. Apabila informasi sudah terkumpul, maka hal ini akan mempermudah untuk menentukan langkah selanjutnya. 

Pembuatan Target

KPI yang hendak disusun juga harus mempunyai target baik itu dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Menentukan target ini bisa menjadi bahan untuk evaluasi apabila target belum terpenuhi meski langkah yang dilakukan sudah dijalankan dengan benar. Target jangka pendek pada umumnya berada dalam kisaran periode 0-3 tahun, sedangkan target jangka panjang di atas itu. Contoh target jangka pendek perusahaan adalah posisi Break Even Point, mencapai pelanggan dalam jumlah tertentu. Lalu untuk target jangka panjang bisa berupa ekspansi bisnis, hingga kepuasan pelanggan.

Perumusan KPI

Setelah semua terpenuhi, maka saatnya kita merumuskan KPI. Agar dapat membuat KPI yang tepat dan efektif, ada komponen SMART yang bisa diterapkan, yaitu:

• Specific

Penjelasan mengenai apa saja yang diukur dan harus spesifik

• Measurable

Tujuan juga harus bisa diukur dengan standar yang jelas.

• Achievable

Menentukan tujuan juga harus realistis atau memungkinkan untuk diraih, jangan sampai target yang terlalu tinggi menyebabkan karyawan kesulitan. Maka tujuan ini juga mesti berdasarkan keputusan bersama.

• Relevant

Tujuan dalam KPI juga harus relevan dengan pekerjaan masing-masing orang dan juga selaras dengan visi dan misi dari strategi bisnis.

• Time

KPI yang sudah ditentukan juga harus bisa dicapai dalam waktu tertentu agar usaha bisa efisien.

Nah, itu tadi penjelasan seputar apa itu KPI. Membuat KPI mungkin bisa dibilang sulit karena membutuhkan kompetensi yang mumpuni, pemahaman bisnis serta ke-HR-an yang baik sehingga KPI tersebut bisa mudah dipahami dan dicapai oleh semua stakeholder. Namun jangan khawatir, Associe bisa membantu anda untuk membuat KPI sesuai kondisi bisnis anda, karena Associe telah berpengalaman dalam membuat KPI untuk banyak perusahaan yang berbeda-beda tiap industri. Bagaimana cara Associe bisa membantu anda? Anda hanya perlu konsultasi gratis dengan kami untuk mengidentifikasi permasalahan bisnis anda agar bisa Associe bantu selanjutnya dalam perumusan KPI.