Apa Itu KPI? 

KPI merupakan singkatan dari Key Performance Indicator, atau secara harafiah dapat diartikan sebagai Indikator kunci untuk mengukur performa kinerja. Sebagai indikator kunci inilah, KPI menjadi hal mendasar yang penting dalam sebuah bisnis.

KPI sendiri mengukur kinerja dari karyawan secara individual dan pencapaian tim, maka pada umumnya KPI yang digunakan bisa berbeda untuk tiap departemen atau divisi. Meski begitu nilai yang diukur mempunyai tujuan yang selaras dengan strategi perusahaan untuk perkembangan bisnis meski jenisnya berbeda.

Fungsi KPI

KPI memiliki beberapa fungsi penting, antara lain:

• Evaluasi Kinerja
  

KPI berguna untuk menilai sejauh mana pencapaianmu terhadap tujuan yang ditetapkan. Lewat KPI, kamu dapat memahami apakah kamu berada di jalur yang tepat, di depan, atau tertinggal dari target yang diinginkan. Selain itu, KPI membantu dalam membandingkan performa kamu dengan para pesaing, standar industri, atau benchmark lainnya.

• Mengkomunikasikan Prestasi

Sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pencapaian karyawan kepada berbagai pihak yang berkepentingan seperti atasan, klien, investor, atau stakeholder lainnya. Dengan KPI, kita dapat menunjukkan pencapaian dengan cara yang jelas dan obyektif, yang membantu membangun kepercayaan dan kredibilitas dengan mereka.

• Peningkatan Kinerja

KPI juga berperan dalam meningkatkan kinerja karyawan secara berkelanjutan. Dengan KPI, kita dapat mengenali kekuatan dan kelemahan pribadi maupun karyawan serta menemukan peluang dan tantangan yang ada. KPI juga membantu dalam menetapkan rencana tindakan dan strategi untuk memperbaiki dan mengoptimalkan kinerja.

• Mendorong Akuntabilitas dan Tanggung Jawab

KPI memberikan dasar yang jelas untuk menetapkan tanggung jawab dan akuntabilitas dalam organisasi. Dengan menetapkan KPI yang terukur dan terarah, setiap individu atau tim dapat memahami peran dan tanggung jawab mereka dalam mencapai tujuan organisasi. Ini mendorong transparansi, disiplin, dan rasa memiliki terhadap hasil kerja, serta memastikan bahwa setiap pihak bertanggung jawab atas kontribusinya terhadap kesuksesan keseluruhan.

Cara Merumuskan KPI

Untuk memulai perumusan KPI, kamu perlu melakukan beberapa langkah, antara lain:

• Menetapkan tujuan atau sasaran

Langkah pertama adalah menentukan apa yang ingin kamu capai dengan KPI. Tujuan atau sasaran harus spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbatas waktu. Contoh tujuan atau sasaran adalah meningkatkan omzet sebesar 10% dalam satu tahun, atau mengurangi biaya per karyawan sebesar 5% dalam enam bulan.

• Memilih indikator

Langkah kedua adalah memilih indikator yang sesuai dengan tujuan atau sasaran kamu. Indikator harus relevan, akurat, mudah dipahami, dan mudah diukur. Contoh indikator adalah jumlah penjualan, rasio laba terhadap omzet, atau biaya per karyawan.

• Mengumpulkan data

Langkah ketiga adalah mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk menghitung indikator. Data harus valid, reliabel, dan konsisten. Data bisa berasal dari berbagai sumber, seperti laporan keuangan, survei, sistem informasi, atau observasi.

• Menghitung nilai

Langkah keempat adalah menghitung nilai dari indikator. Nilai bisa berupa angka absolut, persentase, rasio, atau skor. Contoh perhitungan nilai adalah jumlah penjualan dibagi jumlah karyawan, atau laba dibagi omzet.

• Mengevaluasi hasil

Langkah kelima adalah mengevaluasi hasil dari perhitungan nilai. Hasil harus dibandingkan dengan target yang telah ditetapkan, atau dengan nilai sebelumnya, atau dengan nilai pesaing, standar industri, atau benchmark lainnya. Hasil juga harus dianalisis untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja, baik positif maupun negatif.

Jenis-jenis dan Contoh KPI

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, tiap KPI pada tiap divisi itu berbeda, hal ini bertujuan agar perencanaan, proses, dan evaluasi bisa lebih jelas dan detail. Berikut adalah jenis dari KPI beserta contohnya:

Finansial

Dalam bisnis, aspek finansial menjadi acuan utama dalam analisis perkembangan usaha kamu apakah sudah berkembang atau bahkan menurun. Dokumen Laporan Keuangan yang dikelola oleh bagian Akuntansi maupun Keuangan menjadi hal krusial bagi bisnis, seperti Pendapatan, Lab Rugi, Arus Kas, dan Neraca Keuangan. Ketiadaan hal ini akan membuat kamu kesulitan untuk menganalisis apakah hal-hal yang sudah dilakukan selama ini sudah memberi dampak positif atau belum.  Contoh dari KPI Finansial adalah

•  Penjualan per periode

• Laba bersih

• Arus kas keluar dan masuk

• EBITDA (Earnings Before Interest, Tax, Depreciation, and Amortization).

Operasional

Jenis KPI ini berfungsi untuk mengukur KPI yang satu ini berfungsi untuk mengukur sistem operasional dari perusahaan yang menunjang produksi atau layanan pada pelanggan. Biasanya setiap industri memiliki KPI yang berbeda. Contohnya sebagai berikut:

• Perusahaan FMCG: Total produksi, Overhead Produksi, Maksimal barang reject

• Perusahaan Customer Services: Jumlah pelayanan dalam satu hari

• Perusahaan Pengiriman: Ketepatan waktu pengiriman barang

Pertumbuhan

Selanjutnya adalah KPI yang memang menjadi dasar untuk pengukuran perkembangan bisnis, yaitu KPI pertumbuhan. Pada umumnya KPI ini dibagi ke beberapa divisi karena pertumbuhan dari bisnis ditunjang oleh banyak departemen, misalnya Sales dan Marketing. Contoh dari KPI pertumbuhan adalah:

• Digital Marketing: Total Leads, Engagement Rate Social Media
• Sales: Jumlah closing projects

Cara membuat KPI

Ketika kita sudah mengetahui jenis dan manfaat dari KPI, sekarang saatnya kita membuat KPI itu sendiri. Berikut cara membuat KPI yang bisa diimplementasikan

Menentukan Tujuan Bisnis

Pada semua aspek, pastinya kita menentukan tujuan yang ingin dicapai. KPI wajib memiliki  panduan yang jelas dan dapat dipahami oleh semua orang. Contohnya seperti apabila tujuan utama sebuah bisnis adalah untuk menjadi yang tercepat dalam pelayanan jasa pengiriman, maka tujuan utama adalah meningkatkan waktu kirim atau mengurangi down time pengiriman barang ke pelanggan. Tujuan bisnis ini wajib disampaikan kepada seluruh karyawan agar tercipta kolaborasi dan sinergi untuk mencapai tujuan tersebut.

Pengumpulan Informasi

Karena pengukuran KPI menggunakan data kuantitatif, maka dalam merumuskan KPI juga memerlukan data kongkrit. Misalnya apabila tujuan utamanya adalah meningkatkan jumlah pelanggan, maka diperlukan informasi data seperti jumlah pelanggan yang sudah ada saat ini, pengguna layanan dari industri, maupun potensi pertumbuhan jumlah pelanggan. Apabila informasi sudah terkumpul, maka hal ini akan mempermudah untuk menentukan langkah selanjutnya. 

Pembuatan Target

KPI yang hendak disusun juga harus mempunyai target baik itu dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Menentukan target ini bisa menjadi bahan untuk evaluasi apabila target belum terpenuhi meski langkah yang dilakukan sudah dijalankan dengan benar. Target jangka pendek pada umumnya berada dalam kisaran periode 0-3 tahun, sedangkan target jangka panjang di atas itu. Contoh target jangka pendek perusahaan adalah posisi Break Even Point, mencapai pelanggan dalam jumlah tertentu. Lalu untuk target jangka panjang bisa berupa ekspansi bisnis, hingga kepuasan pelanggan.

Perumusan KPI

Setelah semua terpenuhi, maka saatnya kita merumuskan KPI. Agar dapat membuat KPI yang tepat dan efektif, ada komponen SMART yang bisa diterapkan, yaitu:

• Specific

Penjelasan mengenai apa saja yang diukur dan harus spesifik

• Measurable

Tujuan juga harus bisa diukur dengan standar yang jelas.

• Achievable

Menentukan tujuan juga harus realistis atau memungkinkan untuk diraih, jangan sampai target yang terlalu tinggi menyebabkan karyawan kesulitan. Maka tujuan ini juga mesti berdasarkan keputusan bersama.

• Relevant

Tujuan dalam KPI juga harus relevan dengan pekerjaan masing-masing orang dan juga selaras dengan visi dan misi dari strategi bisnis.

• Time

KPI yang sudah ditentukan juga harus bisa dicapai dalam waktu tertentu agar usaha bisa efisien.

Langkah Awal Penyusunan KPI

Untuk memulai penyusunan KPI, kamu perlu melakukan beberapa langkah, antara lain:

• Menetapkan tujuan atau sasaran

Langkah pertama adalah menentukan apa yang ingin kamu capai dengan KPI. Tujuan atau sasaran harus spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbatas waktu. Contoh tujuan atau sasaran adalah meningkatkan omzet sebesar 10% dalam satu tahun, atau mengurangi biaya per karyawan sebesar 5% dalam enam bulan.

• Memilih indikator

Langkah kedua adalah memilih indikator yang sesuai dengan tujuan atau sasaran kamu. Indikator harus relevan, akurat, mudah dipahami, dan mudah diukur. Contoh indikator adalah jumlah penjualan, rasio laba terhadap omzet, atau biaya per karyawan.

• Mengumpulkan data

Langkah ketiga adalah mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk menghitung indikator. Data harus valid, reliabel, dan konsisten. Data bisa berasal dari berbagai sumber, seperti laporan keuangan, survei, sistem informasi, atau observasi.

• Menghitung nilai

Langkah keempat adalah menghitung nilai dari indikator. Nilai bisa berupa angka absolut, persentase, rasio, atau skor. Contoh perhitungan nilai adalah jumlah penjualan dibagi jumlah karyawan, atau laba dibagi omzet.

• Mengevaluasi hasil

Langkah kelima adalah mengevaluasi hasil dari perhitungan nilai. Hasil harus dibandingkan dengan target yang telah ditetapkan, atau dengan nilai sebelumnya, atau dengan nilai pesaing, standar industri, atau benchmark lainnya. Hasil juga harus dianalisis untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja, baik positif maupun negatif.

Cara Menghitung KPI

Berikut ini adalah tiga contoh studi kasus dalam membuat dan menghitung KPI:

Studi Kasus 1: KPI untuk Organisasi

Kamu adalah pemilik sebuah toko online yang menjual berbagai macam produk fashion. Kamu ingin meningkatkan kinerja bisnis kamu dengan menggunakan KPI. Kamu menetapkan tujuan atau sasaran sebagai berikut:

• Meningkatkan omzet sebesar 20% dalam satu tahun
• Meningkatkan tingkat loyalitas pelanggan sebesar 10% dalam satu tahun
• Mengurangi biaya operasional sebesar 5% dalam satu tahun

Kamu memilih indikator sebagai berikut:

• Omzet: jumlah uang yang diperoleh dari penjualan produk
• Tingkat loyalitas pelanggan: persentase pelanggan yang melakukan pembelian ulang dalam satu tahun
• Biaya operasional: jumlah uang yang dikeluarkan untuk menjalankan bisnis, seperti biaya produksi, pemasaran, pengiriman, dan lain-lain

Kamu mengumpulkan data sebagai berikut:

• Omzet tahun lalu: Rp 500 juta
• Jumlah pelanggan tahun lalu: 10.000 orang
• Jumlah pelanggan yang melakukan pembelian ulang tahun lalu: 2.000 orang
• Biaya operasional tahun lalu: Rp 300 juta

Kamu menghitung nilai sebagai berikut:

• Omzet tahun ini: Rp 600 juta
• Tingkat loyalitas pelanggan tahun ini: 2.500 / 10.000 x 100% = 25%
• Biaya operasional tahun ini: Rp 285 juta

Kamu mengevaluasi hasil sebagai berikut:

• Omzet tahun ini meningkat sebesar 20% dari tahun lalu, sesuai dengan target yang ditetapkan
• Tingkat loyalitas pelanggan tahun ini meningkat sebesar 15% dari tahun lalu, melebihi target yang ditetapkan
• Biaya operasional tahun ini menurun sebesar 5% dari tahun lalu, sesuai dengan target yang ditetapkan

Kamu bisa menyimpulkan bahwa kinerja bisnis kamu sudah sangat baik dan sesuai dengan tujuan atau sasaran yang kamu tetapkan. Kamu juga bisa menganalisis faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja kamu, seperti strategi pemasaran, kualitas produk, layanan pelanggan, dan lain-lain.

Studi Kasus 2: KPI untuk Tim HR

Kamu adalah konsultan HR yang ditugaskan untuk membantu sebuah perusahaan manufaktur dalam meningkatkan kinerja tim HR mereka. Kamu ingin menggunakan KPI untuk mengukur dan meningkatkan kinerja tim HR tersebut. Kamu menetapkan tujuan atau sasaran sebagai berikut:

• Meningkatkan tingkat kepuasan karyawan sebesar 10% dalam satu tahun
• Meningkatkan tingkat retensi karyawan sebesar 5% dalam satu tahun
• Mengurangi biaya per karyawan sebesar 10% dalam satu tahun

Kamu memilih indikator sebagai berikut:

• Tingkat kepuasan karyawan: persentase karyawan yang menyatakan puas atau sangat puas dengan pekerjaan mereka, berdasarkan hasil survei
• Tingkat retensi karyawan: persentase karyawan yang tetap bekerja di perusahaan dalam satu tahun
• Biaya per karyawan: jumlah uang yang dikeluarkan untuk setiap karyawan, termasuk gaji, tunjangan, asuransi, pelatihan, dan lain-lain

Kamu mengumpulkan data sebagai berikut:

• Jumlah karyawan tahun lalu: 500 orang
• Tingkat kepuasan karyawan tahun lalu: 70%
• Tingkat retensi karyawan tahun lalu: 80%
• Biaya per karyawan tahun lalu: Rp 50 juta

Kamu menghitung nilai sebagai berikut:

• Tingkat kepuasan karyawan tahun ini: 80%
• Tingkat retensi karyawan tahun ini: 85%
• Biaya per karyawan tahun ini: Rp 45 juta

Kamu mengevaluasi hasil sebagai berikut:

• Tingkat kepuasan karyawan tahun ini meningkat sebesar 10% dari tahun lalu, sesuai dengan target yang ditetapkan
• Tingkat retensi karyawan tahun ini meningkat sebesar 5% dari tahun lalu, sesuai dengan target yang ditetapkan
• Biaya per karyawan tahun ini menurun sebesar 10% dari tahun lalu, sesuai dengan target yang ditetapkan

Kamu bisa menyimpulkan bahwa kinerja tim HR sudah sangat baik dan sesuai dengan tujuan atau sasaran yang kamu tetapkan. Kamu juga bisa menganalisis faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja tim HR, seperti kebijakan gaji, tunjangan, asuransi, pelatihan, budaya kerja, dan lain-lain.

Studi Kasus 3: KPI untuk Individu

Kamu adalah seorang sales executive yang ingin meningkatkan kinerja kamu dengan menggunakan KPI. Kamu menetapkan tujuan atau sasaran sebagai berikut:

• Meningkatkan jumlah penjualan sebesar 15% dalam satu tahun
• Meningkatkan produktivitas sebesar 10% dalam satu tahun
• Meningkatkan kualitas kerja sebesar 5% dalam satu tahun

Kamu memilih indikator sebagai berikut:

• Jumlah penjualan: jumlah uang yang diperoleh dari penjualan produk atau jasa
• Produktivitas: jumlah penjualan dibagi jumlah jam kerja
• Kualitas kerja: persentase penjualan yang tidak mengalami komplain, retur, atau pembatalan

Kamu mengumpulkan data sebagai berikut:

• Jumlah penjualan tahun lalu: Rp 100 juta
• Jumlah jam kerja tahun lalu: 1.000 jam
• Jumlah penjualan yang tidak mengalami komplain, retur, atau pembatalan tahun lalu: 900

Kamu menghitung nilai sebagai berikut:

• Jumlah penjualan tahun ini: Rp 105 juta
• Produktivitas tahun ini: Rp 105 juta / 1.200 jam = Rp 87.500 per jam
• Kualitas kerja tahun ini: 850 / 1.000 x 100% = 85%

Kamu mengevaluasi hasil sebagai berikut:

• Jumlah penjualan tahun ini meningkat sebesar 5% dari tahun lalu, tidak sesuai dengan target yang ditetapkan
• Produktivitas tahun ini menurun sebesar 16% dari tahun lalu, tidak sesuai dengan target yang ditetapkan
• Kualitas kerja tahun ini menurun sebesar 5% dari tahun lalu, tidak sesuai dengan target yang ditetapkan

Kamu bisa menyimpulkan bahwa kinerja kamu tidak baik dan tidak sesuai dengan tujuan atau sasaran yang kamu tetapkan. Kamu juga bisa menganalisis faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja kamu, seperti persaingan pasar, permintaan pelanggan, masalah internal, dan lain-lain.

Nah, itu tadi penjelasan seputar apa itu KPI. Membuat KPI mungkin bisa dibilang sulit karena membutuhkan kompetensi yang mumpuni, pemahaman bisnis serta ke-HR-an yang baik sehingga KPI tersebut bisa mudah dipahami dan dicapai oleh semua stakeholder. Namun jangan khawatir, Associe bisa membantu anda untuk membuat KPI sesuai kondisi bisnis anda, karena Associe telah berpengalaman dalam membuat KPI untuk banyak perusahaan yang berbeda-beda tiap industri. Bagaimana cara Associe bisa membantu anda? Anda hanya perlu konsultasi gratis dengan kami untuk mengidentifikasi permasalahan bisnis anda agar bisa Associe bantu selanjutnya dalam perumusan KPI.