Pada setiap bisnis atau perusahaan, dibutuhkan adanya SOP atau Standard Operational Procedure yang sudah terstandarisasi. Memiliki SOP diharapkan dapat meminimalkan terjadinya kesalahan dan meningkatkan efektifitas perusahaan. Apabila sebuah bisnis atau perusahaan tidak memiliki SOP, kinerja sebuah bisnis maupun karyawan akan kesulitan untuk menyelesaikan tugas atau masalah karena tiadanya pedoman yang jelas.
Lalu apa itu SOP, manfaat dan tujuan dibuatnya SOP? Associe akan bahas lebih lanjut di artikel ini.
Apa itu SOP?
SOP adalah kepanjangan dari Standard Operational Procedure, yang berarti rangkaian prosedur atau instruksi untuk menjalankan tugas dan kewajiban. Penjelasan sederhananya adalah SOP merupakan petunjuk tertulis yang memaparkan tentang kebijakan, langkah kerja, deskripsi pekerjaan, langkah kerja hingga tinjauan kinerja untuk melaksanakan kegiatan harian dan harus diikuti semua karyawan yang terlibat dalam operasional perusahaan.
SOP dapat meningkatkan kinerja bisnis karena pedoman ini selain dapat meminimalkan kesalahan, juga berguna untuk meningkatkan efektifitas kerja, menciptakan lingkungan kerja yang aman, mengatasi hambatan serta pedoman dalam penyelesaian masalah. SOP juga berguna sebagai alat komunikasi ketika ada perubahan dalam cara bisnis perusahaan kepada karyawan.
Tujuan Dibuatnya SOP
Tujuan dibuatnya SOP sendiri ada bermacam-macam, tapi tujuan utamanya adalah untuk panduan karyawan agar mencapai efektifitas dan target perusahaan. Berikut beberapa alasan tujuan dibuatnya SOP:
1. Menyelaraskan Perilaku dari Organisasi
SOP dibuat secara mengikat untuk diikuti setiap karyawan. Harapannya dengan ada SOP maka dapat tercipta disiplin kerja dan efektif meminimalisir kesalahan. Selain itu SOP juga mengatur konsekuensi terkait adanya pelanggaran.
2. Pedoman Kerja Karyawan
SOP juga berisi tahap-tahap yang harus diikuti setiap karyawan di masing-masing divisi seperti job description, dan tanggung jawab karyawan. Dengan adanya SOP maka setiap karyawan akan mudah memahami tentang apa saja yang perlu mereka lakukan. Selain bisa meminimalisir kesalahan, keberadaan SOP juga bisa menjadi cara untuk meningkatkan kinerja dari karyawan karena pekerjaan jadi lebih terarah dan teratur.
3. Membantu Pencapaian Target
SOP yang berisi peraturan jelas untuk tugas dan tanggung jawab karyawan juga membantu sebuah bisnis atau perusahaan mencapai targetnya. SOP semestinya dibuat setelah melalui proses identifikasi dan penyusunan langkah-langkah kerja yang efektif dan efisien.
Manfaat SOP
Selain sebagai panduan untuk karyawan, SOP juga memiliki banyak manfaat, antara lain:
1. Meningkatkan Reputasi
Adanya SOP menunjukkan keseriusan sebuah bisnis maupun perusahaan. Bisnis yang sudah mempunyai SOP akan dianggap tahu apa yang dikerjakan dan bagaimana sebuah bisnis tersebut dijalankan. Sebagai bisnis yang berkaitan dengan usaha lain, keberadaan SOP akan meningkatkan reputasi bisnis di pandangan klien.
2. Pedoman Tertulis yang Jelas
SOP juga berfungsi sebagai pedoman, yang nantinya di dalam SOP akan terdapat aturan yang harus diikuti dan konsekuensi apabila karyawan melanggar aturan tersebut. Keberadaan SOP juga akan membantu karyawan untuk bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing. Pekerjaan nantinya akan menjadi efektif karena tidak ada tumpang tindih tugas dari masing-masing karyawan.
3. Alat Kontrol Kinerja
SOP juga bermanfaat sebagai alat koreksi atau mengontrol kinerja apabila suatu saat ditemui kesalahan dalam suatu pekerjaan. Melalui SOP manajemen perusahaan bisa menelusuri kesalahan yang terjadi dengan mudah karena dari SOP akan terlihat apabila suatu bagian tidak menjalankan panduan yang telah ditetapkan dengan benar. Ini dimungkinkan, karena penyusunan SOP sendiri dilakukan untuk memberikan standar, dan langkah-langkah yang harus dilakukan.
4. Menjaga Kualitas Perusahaan
Manfaat lain dari penerapan SOP adalah bisa menjaga ciri khas maupun kualitas perusahaan. Adanya panduan berupa SOP membuat siapapun yang mengerjakan produksi akan menghasilkan produk dengan kualitas dan standar yang sama. Keberadaan SOP yang sudah disusun dengan baik dan benar, juga akan mampu menjaga kualitas atau standar kerja yang ada. Hal ini juga untuk mengurangi adanya perbedaan kualitas ketika ada karyawan baru pada bagian produksi.
Cara Membuat SOP
Sekarang anda telah paham pentingnya SOP dalam mencapai target perusahaan. Untuk membuat SOP sendiri dibutuhkan keahlian dari yang sudah terbiasa membuat SOP. Hal ini mesti diperhatikan agar hasil dari SOP lebih terukur, jelas, dan dapat dijalankan oleh semua karyawan. Jika bisnis anda belum memiliki SOP atau SOP yang ada saat ini belum bisa maksimal dari tujuannya, Associe bisa membantu anda untuk review dan membuat SOP. Associe berpengalaman dalam membuat SOP yang telah dikerjakan oleh tenaga profesional untuk banyak industri. SOP termasuk Layanan HR Management dari Associe yang dapat membantu bisnis anda berjalan sesuai yang ditetapkan dan juga mempermudah kontrol dan evaluasi kinerja perusahaan.
Apabila anda sedang memikirkan untuk membuat SOP, anda bisa masuk ke halaman ini untuk konsultasi gratis terlebih dahulu dengan konsultan profesional kami agar dapat mengidentifikasi permasalahan bisnis anda.
