Background Check Karyawan — Dalam proses rekrutmen, mengetahui latar belakang calon karyawan berguna untuk memastikan kandidat memenuhi kualifikasi dan punya rekam jejak positif.
Dalam dunia kerja yang semakin kompetitif, pemeriksaan ini membantu perusahaan mengurangi risiko dan memastikan integritas calon pegawai.
Bagaimana cara melakukan background check karyawan?
Pengertian Background Check Karyawan
Background check karyawan adalah proses pemeriksaan latar belakang kandidat yang dilakukan sebelum keputusan perekrutan dibuat.
Proses ini mencakup verifikasi data seperti pendidikan, pengalaman kerja, riwayat kriminal, hingga pemeriksaan referensi dari tempat kerja sebelumnya.
Tujuannya untuk memastikan kandidat yang dipilih memiliki integritas dan kompetensi sesuai kebutuhan perusahaan.
Pasal Terkait Background Check Karyawan
Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
UU Ketenagakerjaan mengatur kesetaraan dalam kesempatan kerja, seperti yang diatur dalam Pasal 5 dan Pasal 6.
Hal ini berarti proses background check tidak boleh dilakukan secara diskriminatif, baik berdasarkan suku, agama, ras, maupun jenis kelamin.
Undang-Undang No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE)
Pasal 26 UU ITE menyebutkan bahwa penggunaan data pribadi seseorang harus dengan persetujuan.
Dalam konteks background check, perusahaan wajib meminta izin tertulis dari calon karyawan sebelum memeriksa latar belakang mereka.
Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP)
UU PDP melindungi data pribadi individu, termasuk calon karyawan.
Perusahaan harus memastikan penggunaan data sesuai persetujuan, menjaga keamanan data dari penyalahgunaan, dan menghapus data yang sudah tidak relevan.
Tujuan Background Check Karyawan
Mengurangi Risiko Kecurangan
Melakukan background check membantu perusahaan menghindari kandidat yang memberikan informasi palsu.
Sebagai contoh, ada kasus di mana kandidat mengklaim memiliki gelar pendidikan tinggi tertentu, tetapi setelah dilakukan verifikasi, ternyata informasi tersebut tidak benar.
Meningkatkan Keamanan Perusahaan
Pemeriksaan riwayat kriminal dapat membantu mengurangi risiko keamanan, terutama untuk posisi yang membutuhkan kepercayaan tinggi.
Jika kandidat yang melamar posisi sebagai pengelola keuangan perusahaan harus dipastikan tidak memiliki rekam jejak kasus penipuan atau kejahatan finansial.
Hal ini dapat melindungi perusahaan dari potensi kerugian di masa depan.
Meningkatkan Kualitas Perekrutan
Background check membantu perusahaan memilih kandidat dengan rekam jejak yang baik.
Contohnya, saat perusahaan sedang mencari manajer proyek, pemeriksaan pengalaman kerja dapat memastikan bahwa kandidat benar-benar memiliki keterampilan dan keahlian yang dibutuhkan.
Kandidat dengan rekam jejak yang positif berpotensi lebih dapat diandalkan dalam menjalankan tugasnya.
Memastikan Kesesuaian Budaya
Referensi dari mantan atasan atau rekan kerja dapat memberikan wawasan tentang kepribadian dan etika kerja kandidat.
Apabila sebuah perusahaan menilai kolaborasi tim sebagai nilai penting, informasi dari referensi dapat membantu menilai apakah kandidat memiliki sikap yang mendukung nilai tersebut.
Bagaimana Cara Melakukan Background Check Karyawan
Meminta Persetujuan Tertulis dari Kandidat
Langkah pertama dalam melakukan background check adalah mendapatkan izin tertulis dari kandidat.
Perusahaan dapat meminta kandidat menandatangani formulir persetujuan yang menjelaskan data apa saja yang akan diperiksa.
Hal ini penting untuk mematuhi Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP).
Memeriksa Riwayat Pendidikan
Proses ini melibatkan verifikasi ijazah atau sertifikat pendidikan yang disertakan kandidat.
Rekruter dapat menghubungi universitas tempat kandidat menyelesaikan pendidikannya untuk memastikan keaslian ijazah yang diklaim.
Langkah ini membantu memastikan kandidat memiliki kualifikasi yang sesuai dengan posisi yang dilamar.
Memeriksa Riwayat Kerja
Rekruter dapat menghubungi mantan atasan atau tempat kerja kandidat sebelumnya untuk memverifikasi pengalaman kerja.
Misalnya, untuk posisi manajerial, perusahaan dapat memastikan bahwa kandidat benar-benar pernah memimpin tim atau proyek tertentu seperti yang disebutkan dalam CV mereka.
Melakukan Pemeriksaan Rekam Jejak Kriminal
Seorang kandidat untuk posisi pengelola keuangan dapat diperiksa melalui kepolisian atau lembaga terkait untuk memastikan mereka tidak terlibat dalam kasus penipuan atau penggelapan.
Meminta Referensi dari Mantan Atasan
Menghubungi referensi kandidat membantu perusahaan mendapatkan informasi tambahan tentang kinerja dan etika kerja mereka.
Referensi dari mantan atasan dapat memberikan wawasan tentang kemampuan komunikasi, kepemimpinan, atau bagaimana kandidat bekerja dalam tim.
Contoh Background Check Karyawan
Beberapa langkah yang sering diterapkan adalah:
- Verifikasi pendidikan melalui transkrip nilai.
- Konfirmasi pengalaman kerja dengan menghubungi HR perusahaan sebelumnya.
- Pemeriksaan riwayat kredit untuk posisi yang melibatkan keuangan.
- Tes narkoba untuk memastikan kandidat bebas dari pengaruh zat terlarang.
Tips Background Check Karyawan untuk HR
- Gunakan layanan profesional untuk pemeriksaan mendalam jika perusahaan tidak memiliki sumber daya internal yang memadai.
- Tetap transparan dengan menjelaskan proses kepada kandidat agar mereka merasa nyaman dan memahami tujuan pemeriksaan.
- Fokus pada data relevan yang berkaitan dengan pekerjaan yang dilamar dan hindari memeriksa informasi yang tidak diperlukan.
- Patuhi aturan privasi dengan memastikan seluruh proses dilakukan sesuai peraturan yang berlaku, termasuk UU Ketenagakerjaan.
- Dokumentasikan hasil pemeriksaan dengan rapi untuk keperluan arsip dan audit di masa mendatang.
Kesimpulan
Background check adalah proses pengecekan riwayat calon karyawan yang dilakukan sebelum perusahaan memutuskan untuk merekrutnya.
Proses ini mencakup pemeriksaan data pribadi, pendidikan, pengalaman kerja, dan riwayat kriminal.
Dengan melakukan pemeriksaan secara menyeluruh, perusahaan dapat mengurangi risiko kecurangan, meningkatkan keamanan, dan memastikan kualitas perekrutan.
Jika Anda memerlukan bantuan dalam proses perekrutan atau konsultasi bisnis, hubungi tim profesional kami di Associe.
