Cara Membuat Struktur Organisasi yang Efektif untuk UMKM

Pengertian Struktur Organisasi UMKM

Struktur organisasi UMKM adalah struktur organisasi yang disesuaikan dengan karakteristik dan kebutuhan usaha mikro, kecil, dan menengah. UMKM biasanya memiliki jumlah karyawan yang sedikit, modal yang terbatas, lingkup pasar yang sempit, dan produk atau jasa yang spesifik. Oleh karena itu, struktur organisasi UMKM harus mampu memaksimalkan efisiensi dan efektivitas operasional, serta meningkatkan inovasi dan adaptabilitas.

Komponen Struktur Organisasi

Struktur organisasi terdiri dari beberapa komponen utama, yaitu:

• Divisi kerja

pembagian tugas dan tanggung jawab kepada individu atau kelompok berdasarkan spesialisasi dan kompetensi mereka.

• Hirarki

urutan atau tingkatan jabatan dalam organisasi yang menunjukkan siapa yang berwenang atas siapa.

• Koordinasi

proses menghubungkan dan mengintegrasikan aktivitas-aktivitas yang berbeda dalam organisasi agar sesuai dengan tujuan bersama.

• Desentralisasi

sejauh mana keputusan dibuat oleh individu atau kelompok di tingkat bawah organisasi.

• Formalisasi

sejauh mana aturan, prosedur, dan standar ditetapkan dan ditaati dalam organisasi.

Tujuan Struktur Organisasi

Tujuan utama dari membentuk struktur organisasi adalah untuk menciptakan kondisi kerja yang optimal bagi semua anggota organisasi. Berikut adalah beberapa tujuan spesifik dari struktur organisasi:

• Meningkatkan efisiensi

struktur organisasi dapat membantu mengurangi biaya operasional, mempercepat proses kerja, dan menghindari duplikasi atau tumpang tindih tugas.

• Meningkatkan efektivitas

struktur organisasi dapat membantu mencapai tujuan organisasi dengan lebih baik, meningkatkan kualitas produk atau jasa, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

• Meningkatkan inovasi

struktur organisasi dapat membantu mendorong kreativitas dan pembelajaran dalam organisasi, memanfaatkan potensi sumber daya manusia, dan mengadaptasi perubahan lingkungan bisnis.

• Meningkatkan motivasi

struktur organisasi dapat membantu memberikan pengakuan, penghargaan, dan pengembangan karir bagi karyawan, serta meningkatkan rasa keterlibatan dan loyalitas mereka terhadap organisasi.

Baca juga: Group Coaching untuk meningkatkan motivasi karyawan

Fungsi Struktur Organisasi pada UMKM

Struktur organisasi memiliki beberapa fungsi penting bagi UMKM, yaitu:

• Menjelaskan peran dan tanggung jawab

struktur organisasi dapat membantu menentukan siapa yang melakukan apa, siapa yang bertanggung jawab atas apa, dan siapa yang berwenang atas apa dalam organisasi. Hal ini dapat membantu menghindari konflik, kesalahpahaman, atau ketidakjelasan dalam pelaksanaan tugas.

• Menyediakan arahan dan pedoman

struktur organisasi dapat membantu memberikan arahan dan pedoman bagi karyawan dalam menjalankan tugas mereka. Hal ini dapat membantu meningkatkan kinerja, kualitas, dan produktivitas karyawan.

• Meningkatkan komunikasi dan koordinasi

struktur organisasi dapat membantu memfasilitasi komunikasi dan koordinasi antara individu atau kelompok dalam organisasi. Hal ini dapat membantu meningkatkan kerjasama, kolaborasi, dan sinergi dalam organisasi.

• Mengelola sumber daya

struktur organisasi dapat membantu mengelola sumber daya yang dimiliki oleh organisasi, baik sumber daya manusia, finansial, material, maupun informasi. Hal ini dapat membantu mengoptimalkan penggunaan dan alokasi sumber daya sesuai dengan kebutuhan dan prioritas organisasi.

Struktur Organisasi yang Sering Digunakan UMKM

Ada beberapa jenis struktur organisasi yang sering digunakan oleh UMKM, antara lain:

• Struktur Organisasi Fungsional

Struktur organisasi yang mengelompokkan individu atau kelompok berdasarkan fungsi atau bidang kerja mereka, seperti produksi, pemasaran, keuangan, dan sumber daya manusia. Struktur ini cocok untuk UMKM yang memiliki produk atau jasa yang relatif stabil dan homogen, serta membutuhkan spesialisasi dan efisiensi tinggi.

• Struktur Organisasi Divisi

Struktur organisasi yang mengelompokkan individu atau kelompok berdasarkan produk, pasar, atau wilayah geografis yang mereka layani. Struktur ini cocok untuk UMKM yang memiliki produk atau jasa yang beragam dan heterogen, serta membutuhkan adaptabilitas dan fleksibilitas tinggi.

• Struktur Organisasi Matriks

Struktur organisasi yang menggabungkan dua atau lebih struktur organisasi berdasarkan fungsi dan divisi. Struktur ini cocok untuk UMKM yang beroperasi di lingkungan bisnis yang kompleks dan dinamis, serta membutuhkan inovasi dan kolaborasi tinggi.

Cara Membuat Struktur Organisasi yang Efektif

Untuk membuat struktur organisasi yang efektif bagi UMKM, ada beberapa langkah yang perlu dilakukan, yaitu:

• Menentukan tujuan dan strategi organisasi

langkah pertama adalah menentukan tujuan dan strategi organisasi secara jelas dan spesifik. Tujuan dan strategi organisasi akan menjadi dasar untuk menentukan jenis, ukuran, dan bentuk struktur organisasi yang sesuai.

• Menentukan divisi kerja

langkah kedua adalah menentukan divisi kerja dalam organisasi berdasarkan tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan. Divisi kerja dapat dibuat berdasarkan fungsi, produk, pasar, wilayah, atau kombinasi dari beberapa kriteria tersebut.

• Menentukan hirarki

langkah ketiga adalah menentukan hirarki dalam organisasi berdasarkan tingkat otoritas dan tanggung jawab yang dimiliki oleh individu atau kelompok. Hirarki dapat dibuat berdasarkan jumlah lapisan (flat atau tall), jumlah bawahan (narrow atau wide span of control), atau jenis wewenang (line atau staff).

• Menentukan koordinasi

langkah keempat adalah menentukan koordinasi dalam organisasi berdasarkan cara komunikasi dan integrasi antara individu atau kelompok. Koordinasi dapat dibuat berdasarkan alat (formal atau informal), mekanisme (vertikal atau horizontal), atau frekuensi (rutin atau sporadis).

• Menentukan desentralisasi

langkah kelima adalah menentukan desentralisasi dalam organisasi berdasarkan sejauh mana keputusan dibuat oleh individu atau kelompok di tingkat bawah organisasi. Desentralisasi dapat dibuat berdasarkan faktor-faktor seperti ukuran organisasi, kompleksitas lingkungan, keterampilan karyawan, dan gaya kepemimpinan.

• Menentukan formalisasi

langkah keenam adalah menentukan formalisasi dalam organisasi berdasarkan sejauh mana aturan, prosedur, dan standar ditetapkan dan ditaati dalam organisasi. Formalisasi dapat dibuat berdasarkan faktor-faktor seperti tingkat kepastian, risiko, variasi, dan perubahan dalam aktivitas organisasi.

Kesimpulan

Struktur organisasi adalah salah satu aspek penting yang harus diperhatikan oleh UMKM untuk meningkatkan kinerja dan daya saing mereka. Struktur organisasi yang efektif adalah struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan, strategi, karakteristik, dan kebutuhan organisasi. Untuk membuat struktur organisasi yang efektif, UMKM harus mempertimbangkan beberapa komponen dan langkah yang telah dijelaskan di atas.

Namun, membuat struktur organisasi yang efektif tidaklah mudah. UMKM mungkin membutuhkan bantuan dari pihak yang ahli dan berpengalaman dalam bidang manajemen sumber daya manusia. Jika kamu adalah salah satu pemilik UMKM yang membutuhkan bantuan tersebut, kamu bisa menghubungi Associe. Associe adalah jasa HR Management yang dapat membantu kamu dalam membuat struktur organisasi yang efektif, serta memberikan solusi-solusi lainnya untuk mengembangkan bisnis kamu. Associe memiliki tim profesional yang kompeten dan terpercaya, serta menggunakan teknologi terkini untuk memberikan layanan terbaik bagi kamu. Jadi, tunggu apa lagi? Segera hubungi Associe sekarang juga!